Lidar com correspondência: diploma de nível 3 ocr nvq em negócios e administração

Introdução:

Esta unidade é uma unidade opcional do Grupo B no Nível 2 com um total de três créditos. Esta unidade ajuda o candidato a retratar suas habilidades em serviços de correio. Os candidatos devem ter um bom conhecimento de como seguir os procedimentos de segurança e proteção ao lidar com o correio interno e externo, tanto de entrada quanto de saída, e o motivo pelo qual isso deve ser feito. Eles terão um bom conhecimento dos vários serviços disponíveis, por que esses serviços são necessários e como são usados. Eles saberão escolher serviços específicos dependendo das necessidades e prioridades, calcular a postagem, lidar com problemas, seguir procedimentos e relatar erros e problemas.

Uma declaração pessoal para esta unidade também foi incluída!

1.1 / 2 Qual é a finalidade dos procedimentos de segurança para lidar com correspondência ou pacotes?

O correio pode conter informações confidenciais. Pode incluir informações pessoais sobre funcionários ou conter segredos comerciais, como nomes de clientes e informações confidenciais relativas à empresa, clientes e clientes. Correio e pacotes também devem ser verificados quanto a recursos suspeitos. Portanto, os procedimentos de segurança deverão ser seguidos.

Por exemplo, quando recebemos correspondências ou encomendas de endereços estranhos ou em formatos, formatos ou tamanhos suspeitos, os procedimentos de segurança devem ser seguidos e relatados ao gerente do escritório.

2.1 Por que você deve distribuir / despachar correspondência para o destinatário correto dentro dos prazos acordados?

Os e-mails devem ser sempre enviados ou distribuídos ao destinatário correto, pois podem ser informações importantes e confidenciais que não devem ser divulgadas a terceiros. Devem ser também entregues atempadamente, para que a tarefa indicada no email seja cumprida no prazo referido e o prazo seja cumprido, de forma a evitar reclamações ou outros problemas graves.

2.2 Qual é a estrutura organizacional e os nomes, funções e localizações de indivíduos e equipes?

Não publiquei minhas respostas aqui, pois se trata de informação confidencial. Você pode desenhar um fluxograma para a sua organização ou pode abrir o site da sua organização, se tiver um. Comece com o chefe do seu departamento e depois vá para as diferentes equipes e gerentes e, finalmente, termine com os membros da equipe. Certifique-se de mencionar o nome, a posição e a localização de cada pessoa para obter um retrato claro.

Espero que isto ajude!

2.3 Quais serviços de correio internos e externos estão disponíveis para as organizações?

Os serviços de correio interno disponíveis destinam-se à distribuição de correio nos escritórios e departamentos de ______________________ (retirado para fins de confidencialidade) . Eles são recolhidos e entregues diariamente.

O correio externo é enviado por ___________________ (removido para fins de confidencialidade) . Os serviços de correio externos são usados, quando o correio pode ou não cobrir os critérios dos serviços de correio internos. Por exemplo, onde o correio deve ser entregue a clientes, ou outras empresas, ou correspondências fora do condado. Também é entregue e recolhido diariamente.

2.4 Justifique a seleção de serviços de correio internos e externos

Os serviços de correio externos são selecionados quando a entrega é fora do país e para outras empresas ou clientes. Serão áreas que não se enquadram nas áreas de escritório ___________________ (removidas para fins de confidencialidade) .

O correio interno é usado quando as entregas precisam ser feitas para escritórios ou departamentos pertencentes ao ____________________ (removido para fins de confidencialidade) . O correio interno economiza tempo e dinheiro. Assim, qualquer correio que possa ser enviado por correio interno é enviado por esse meio e apenas o restante é enviado por um sistema de correio externo.

2.5 Que métodos você usa para calcular a postagem?

O posto deve ser classificado de acordo com a urgência e importância como primeira classe ou segunda classe. Qualquer postagem no exterior deve ser resolvida. É necessário saber as despesas postais para mensagens de diferentes tamanhos e também sobre as despesas postais para correspondência em massa. Os serviços de correio podem oferecer um desconto para correspondência em massa e isso só pode ser aplicado se pré-classificarmos a correspondência.

Se precisarmos enviar um item e garantir que ele será entregue no próximo dia útil ou no mesmo dia, ou se a correspondência precisar ser enviada com registro de entrega, temos que verificar os encargos postais e o prazo em que a correspondência deve estar enviado e enviá-lo em conformidade.

2.6 Que tipo de problemas podem ocorrer com emails de entrada e saída e como você lida com eles?

Os principais problemas que podem ocorrer são atrasos, entregas perdidas e correspondências suspeitas. Para evitar atrasos, temos que enviar a correspondência na hora certa, com a postagem correta. Para evitar a falta de entrega de um documento importante, ele pode ser entregue por meio de entrega registrada, o que permite rastrear a entrega. Qualquer correspondência ou pacote suspeito deve ser tratado com o máximo cuidado e comunicado ao responsável em questão.