Cinco elementos de uma agenda eficaz

Descubra 5 aspectos essenciais de uma agenda eficaz.

Canva

Cinco elementos essenciais para uma agenda eficaz

Se eu dissesse que existe uma coisa simples que você poderia fazer para aumentar a frequência e a participação em suas reuniões, você pularia de lado, certo? Bem, estar preparado para saltar, porque não é uma coisa que você pode implementar imediatamente que vai fazer as suas reuniões mais eficaz e produtivo: Criar uma agenda com estes cinco elementos essenciais e sua produtividade reunião será aumentado dramaticamente.

Criação e distribuição de uma agenda

Como a maioria de vocês, sou inundado com papelada e às vezes sinto que preciso declarar guerra em papel branco e imprimir em qualquer outra cor para encontrar o que procuro quando procuro. Dito isso, uma agenda não é o lugar para economizar. Podemos mudar grande parte da nossa produção para o formato eletrônico e leitores eletrônicos, mas quando se trata de uma agenda, a criação e distribuição de uma cópia impressa nas reuniões é tão crítica que sempre faço cópias extras para distribuir em reuniões pessoais e -envie uma cópia apenas da agenda ao reunir-se online.

Pense em uma agenda como um roteiro que você usaria ao planejar uma viagem - os componentes são os mesmos e você precisa saber as seguintes informações:

Quem vai com você, quando e a que horas você sai e de onde?
Por que você esta indo?
Para onde você está indo, quais são os marcos ou marcos que você usará para medir o progresso futuro?
Quanto tempo você tem para chegar lá?
O que acontece se você bater em um buraco e tiver um apartamento?

Cada uma dessas questões está relacionada a um elemento essencial ao criar uma agenda eficaz. Vejamos cada elemento.

Elemento essencial 1: o cabeçalho da agenda

O principal objetivo do cabeçalho é identificar rapidamente o seguinte:

A entidade, organização ou comitê que está convocando a reunião
O nome do órgão convocatório; este é um conselho, grupo consultivo, comitê
Qual é a data e hora em que a reunião está programada para começar e terminar
O local da reunião

Embora possa ser fácil supor que, se as pessoas comparecerem à reunião, devem saber o local e a hora, no entanto, essa informação de cabeçalho começa a servir de base para os próximos vários elementos e também cria um arquivo organizacional para proclamar que a reunião de fato ocorreu na data, hora e local apropriados - tirando o peso de todos os participantes de ter que lembrar ou tentar lembrar quando exatamente eles decidiram fazer algo quando questionados.

Um exemplo de cabeçalho pode ser assim:

The Local Child Care Association

Reunião Mensal do Conselho de Administração

15 de abril de 2014, da 1h às 2h

A Biblioteca Pública

Eu prefiro centralizar os cabeçalhos da minha agenda, mas a justificação à esquerda (onde todas as palavras estão alinhadas com a margem esquerda) também funciona. Qualquer que seja a opção escolhida, use o mesmo formato para todas as reuniões desse tipo. A consistência começa com a agenda.

Os participantes da reunião apreciarão as informações vitais da reunião em um só lugar, em sua agenda, para que não tenham que procurar aquele guardanapo ou pedaço de papel onde fizeram a anotação sobre a próxima reunião. Existe um nível de credibilidade que o cabeçalho também transmite, é inclusivo, informativo e oficial e começa a lançar as bases para que este encontro seja levado a sério e não seja uma perda de tempo.

Muitas vezes me perguntam quem deve redigir a agenda e enviá-la, e essa resposta é um artigo totalmente diferente, mas a resposta curta é que a pessoa que é responsável por convocar a reunião deve tomar a iniciativa de reunir os cinco elementos discutidos neste artigo. Pode ser que outra pessoa já tenha sido delegada ou designada para digitar ou enviar o documento, mas o conteúdo da pauta precisa estar nas mãos do responsável por facilitar a reunião.

Elemento essencial 2: O objetivo da reunião

O objetivo da reunião é responder às perguntas: “Por que estamos nos encontrando? O que esperamos realizar? ”

Indique logo no início da ordem do dia o propósito para o qual esta reunião está sendo convocada. Respondendo ao “por que estamos nos encontrando? O que esperamos realizar? ” no início da agenda ajuda a manter e manter o grupo focado, especialmente se as coisas começarem a sair do controle. Se a reunião for uma reunião mensal agendada regularmente, escreva isso na agenda, se você estiver se reunindo para discutir um evento, ou problema, ou tópico - liste esses detalhes. E, finalmente, se a sua organização tem uma declaração de missão, certifique-se de listar a declaração de missão neste lugar na agenda para que você mantenha o foco.

Ter o propósito da reunião escrito na pauta permite ao facilitador e a todos os participantes a oportunidade de redirecionar uma conversa que se desviou para outro tópico. É um ótimo hábito ler o propósito da reunião e a declaração de missão antes do início da reunião como um reconhecimento de que você leva a sério o que está planejando realizar e que existe um plano. Os participantes não estarão discutindo ou fofocando sem pensar, ou compartilhando histórias não relacionadas se eles tiverem um senso de propósito, ou se as coisas se moverem nessa direção, é uma tarefa simples redirecionar a conversa em torno do propósito em questão.

De uma perspectiva de arquivo organizacional, listar o propósito da reunião cria um processo de documentação por escrito para olhar para trás no que você estava trabalhando, o que é realmente útil ao planejar um evento semelhante ou tentar lembrar quando você fez algo. Listar o propósito da reunião também ajuda a avaliar suas realizações e avançar o progresso em uma reunião.

Um exemplo de declaração de propósito para a agenda de uma reunião:

Objetivo: Reunir-se para planejar um treinamento de liderança

Escrever o propósito da reunião é tão simples quanto responder à pergunta: "Por que estamos nos encontrando?" Se não houver resposta para essa pergunta ou a resposta for “Não sei”, não agende uma reunião ou cancele-a se for uma reunião recorrente. O tempo é valioso demais para ser uma reunião por causa das reuniões.

Elemento essencial 3: O corpo da agenda (o plano de trabalho da reunião)

Esta é a essência da reunião, o que precisa ser realizado durante a reunião, listando os mais urgentes primeiro, depois os mais controversos ou demorados e, em seguida, os itens menos sensíveis e de baixo impacto e terminando com um papel estacionamento.

No próximo elemento (# 4), vou falar sobre quanto tempo dedicar a cada uma dessas áreas, então não entre em pânico ao ver questões demoradas no topo da agenda - não há desculpa para não resolvendo uma agenda lotada em uma hora. Não apenas uma hora é a quantidade de tempo que as pessoas geralmente podem doar ou gastar em um grupo, mas nossa capacidade de concentração pode controlar muito. Reuniões eficazes com resultados altamente produtivos em uma hora, não só são possíveis, mas a norma em uma hora, se todos esses elementos forem empregados.

A maior responsabilidade do facilitador em lidar com uma reunião eficiente e eficaz usando esses elementos é reunir o conteúdo da agenda da reunião e, em seguida, priorizar as várias peças. Isso pode ser feito de várias maneiras, minha favorita é enviar um anúncio de reunião no máximo 2 semanas antes da reunião para todos os responsáveis por comparecer e pedir feedback sobre qualquer coisa que eles gostariam de discutir relacionado ao objetivo ou tinha qualquer informação de reuniões anteriores sobre a qual gostariam de atualizar o grupo.

Dica útil - O anúncio da reunião inclui todas as informações dos Elementos essenciais nº 1 e nº 2, o cabeçalho e o objetivo.

Se você está ciente dos tópicos que serão relatados, ou possui alguns relatórios padrão que são necessários ou desejados para o seu grupo, adicione cada um desses itens à agenda, bem como quaisquer itens da última reunião que não foram resolvidos. Eu uso um estacionamento de papel para esses tipos de problemas.

Dica útil para realizar reuniões de sucesso - você não precisa resolver todos os problemas da agenda, simplesmente comece a discussão e, quando estiver a alguns minutos do tempo alocado, sugira que as áreas que permanecem sem solução, ou em conflito, sejam revisadas na próxima reunião e que as pessoas pesquisem ou pensem sobre estratégias e opções para lidar com o problema. Isso só funcionará se você colocar intencionalmente o problema no estacionamento e, em seguida, colocá-lo como uma prioridade na próxima reunião e realmente revisitar o tópico. Mesmo se o assunto ainda for controverso ou demorado quando vocês se encontrarem novamente, ele precisa ser revisitado se você disser que será revisitado, mesmo que seja para colocá-lo de volta no estacionamento, ou para agendar uma reunião dedicada a resolvendo um tópico ou problema.

Agora vamos colocar o corpo da agenda (o plano de trabalho da reunião) em conjunto:

Se o grupo for aquele que deve seguir as Regras de Ordem de Roberts ou alguns outros princípios de organização, cada um desses componentes deve ser incluído na agenda. Exemplos desses itens podem incluir: Chamada à ordem, Chamada, Aprovação da agenda, Leitura da ata da reunião anterior, Aprovação da ata da reunião anterior, Relatório do presidente, Relatórios da equipe, Novos negócios, Negócios antigos, Data da próxima reunião, Encerramento.

Pode haver outros elementos necessários para o corpo de sua agenda, então certifique-se de confirmar todos os regulamentos relacionados ao seu grupo específico antes de fazer qualquer mudança significativa, no entanto, irei incorporar a maioria desses elementos, apenas em uma ordem um pouco diferente e adicione alguns elementos. Um corpo de agenda ideal para mim inclui os seguintes itens nesta ordem:

Chamada para fazer o pedido (2 minutos)
- Chamando a reunião, no horário agendado e lendo o propósito da reunião
Boas-vindas e apresentações (5 minutos)
- Todos declaram seu nome, função na reunião e algo mais relevante para sua responsabilidade com a organização ou dentro da reunião
Limpeza (5 minutos)
- Reveja o formato e as regras operacionais da reunião
- Confirme a próxima data e hora da reunião antes de entrar no assunto da reunião
Revisão da agenda (2 minutos)
- Pergunte se alguém tem algo a acrescentar
Aprovação da ata da reunião anterior (3 minutos)
- Confirme se as atas da reunião foram distribuídas, revisadas e peça alterações ou correções
- Aprove, conforme necessário, ou ditado pelo conselho administrativo, você é responsável por
Relatório do Presidente (5 minutos)
- Use este tempo para colocar todos centrados e focados na tarefa em questão e, assim, compartilhar que temos muito trabalho, ou algo em particular que precisa ser implementado, dê as boas-vindas a novos membros no comitê etc., Os poucos minutos que o facilitador leva para definir o tom, mais tranqüila será a reunião - esta seção deve levar apenas alguns minutos.
Relatório da Equipe (5 minutos)
- Esta é a área em que vejo muitas reuniões darem errado, se houver funcionários que precisam se reportar ao grupo, trabalhe com eles para relatar apenas as informações que são críticas para as tarefas em mãos durante aquela reunião.
- Todos os relatórios da equipe que analisam as operações de uma organização devem ser escritos e distribuídos antes da reunião.
- Um relatório de equipe eficiente não deve ter mais de 5 minutos; se eles estiverem relatando sobre um problema ou tópico que está sendo discutido durante a reunião, eles devem relatar essas informações durante esse tempo (negócios novos ou antigos).
- Se você não tem pessoal, então isso não é um problema, no entanto, a mesma coisa acontece quando as comissões relatam, então eu trato de um relatório de comissão apropriado em seguida.
Relatórios do Comitê Permanente, ou seja, Finanças, Pessoal, etc. (2 relatórios em 5 minutos - 10)
- Os relatórios do Comitê Permanente podem ser a ruína da existência de uma reunião eficiente, então tenha em mente estas estratégias ao colocar um relatório do Comitê Permanente na agenda:
- A maioria dos relatórios de comitês permanentes podem ser apresentados por escrito e de preferência com antecedência, se os relatórios não puderem ser distribuídos antes da data da reunião, então já os tenha agrupados e em um pacote com todas as outras coisas que serão distribuídas durante aquele encontro.
- Se se referir a um relatório, a pessoa que está relatando deve apenas destacar os itens sobre os quais o grupo precisa agir naquela reunião e se fizer um relatório verbal - os únicos itens que devem ser relatados são aqueles sobre os quais o grupo estará atuando (decidir sobre) durante essa reunião.
- Se o comitê tiver novas informações para relatar sobre algo novo para o grupo - isso deve ser incluído em Novos Negócios, no entanto, pode ser referenciado durante o relatório do comitê, como “iremos recomendar um novo método de pagamento durante novos negócios”. mas essa é a extensão do relatório - se as pessoas querem saber mais, elas devem fazer parte desse comitê.
- A maioria dos comitês permanentes deve ter 5 minutos para relatar e se não houver outro relatório além do relatório escrito (especificamente, se eles não tiverem nada de novo para relatar sobre o que seu grupo precisa agir), tudo bem passar.
- Para reuniões eficientes e produtivas, entretenha apenas negócios sobre os quais o grupo tenha necessidade de agir ou tomar uma decisão. As atualizações e o histórico das informações podem ser apresentados por escrito com antecedência ou distribuídos na reunião para revisão antes da próxima reunião.
Negócio antigo (do estacionamento em reuniões anteriores) (2 ações a 5 minutos - 10)
- Discussão com limite de tempo, relatórios e ações sobre negócios que não foram resolvidas nas reuniões anteriores.
- Esteja certo de que você, como facilitador da reunião, sabe tudo o que será tratado durante este tempo e se será ou não uma informação ou ação (é necessário um voto ou uma decisão).
- Esteja disposto a colocar a questão de volta no estacionamento se, após o tempo alocado, for evidente que o grupo ainda não está pronto para agir.
- Como regra geral, uma vez que um problema foi para o estacionamento por mais de 4 reuniões, e / ou existe uma emoção ou energia significativa em torno do problema, ou é significativamente complexo - agendo uma reunião para começar a trabalhar apenas nisso questão. Se a comunidade estiver respondendo a um problema urgente que tenha alguns dos componentes mencionados anteriormente, uma reunião especial e dedicada será útil.
- Cada item da agenda em novos negócios deve ser alocado no máximo 10 minutos.
Novos negócios (2 ações a 5 minutos - 10 minutos)
- Novo negócio é qualquer item ou questão que surja de um comitê, equipe ou grupo que requeira ação ou decisão do grupo reunido.
- O método mais eficiente de lidar com novos negócios é fazer a triagem dos itens que serão tratados primeiro pelos mais complexos e demorados e limitar o tempo de introdução
- O objetivo do novo negócio é apresentar o tópico, determinar quais informações ou recursos serão necessários para avançar e, em seguida, fornecer as informações necessárias antes da próxima reunião, onde o problema agora aparecerá como Negócio Antigo
- Eu tendo a dar no máximo 10 minutos para um novo item de negócios, a menos que o grupo que apresenta o problema esteja disposto a preparar o grupo com antecedência para que todos cheguem à reunião preparados para agir.
Estacionamento (3 minutos)
- Esta área da agenda é para onde vão as questões que precisam de maior discernimento, recursos ou informações até que apareçam na próxima reunião como Negócios Antigos.
- É esse item da pauta que torna fundamental que todos tenham uma cópia escrita, eles podem preencher os espaços em branco no estacionamento e usá-los para fazer anotações sobre o que precisam para tomar uma decisão sobre um determinado assunto ou assunto.
- Neste intervalo de tempo, você negociará onde, quando e como proceder com cada item)

Esses são os componentes de um plano de trabalho eficiente para uma reunião, também conhecido como agenda. Uma característica importante de cada um ter sua própria cópia escrita é que eles podem monitorar o quão longe cada um está na viagem. Cada item da agenda pode ser desmarcado à medida que é concluído e o marco avança. Falando em marcar…

Relógios, cronômetros, campainhas e bastões falantes ajudam o facilitador a garantir que a reunião flua e comece e termine no horário

Kathy Stutzman

Elemento essencial 4: alocar tempo, manter o tempo e fazer a pergunta

Alocar e manter o tempo, incluindo começar e terminar no horário é uma questão simples de respeito. As reuniões oportunas demonstram que o tempo do participante é valioso. Aloque a quantidade máxima de tempo para cada item da agenda e mantenha-se fiel a ele. Embora algumas pessoas possam não se sentir confortáveis em “fazer a pergunta”, este é um dos elementos mais críticos de uma reunião produtiva.

Como isso é tão importante, gosto de me divertir com isso e tenho uma reputação mundial por minhas reuniões oportunas. Você pode ler que respeito as pessoas com quem me encontro. Então, aqui estão algumas maneiras divertidas de manter uma reunião no horário:

Use um cronômetro e configure-o no início de cada relatório,
Comece e termine no horário, não importa o quê. Se nem todos estiverem presentes, não circule para recapitular tudo o que perderam, isso é responsabilidade deles. Como uma reunião está se aproximando da hora de ser feita e ainda há muito a ser feito, pesquise o grupo para ver se há algo que REQUER ação antes de terminar e mova para o topo da discussão - tudo o mais pode vá em um formulário de relatório escrito ou espere até a próxima reunião.
Eu tenho um sino muito grande que trago e coloco na mesa principal - sou conhecido por tocá-lo para mover as coisas ou para reunir grupos que se dividiram em grupos menores para uma discussão mais aprofundada, e de vez em quando encontro alguém que simplesmente não quer parar de falar e ligará educadamente para convocar novamente o grupo.
Dê relatórios e tarefas de leitura com antecedência para que o tempo não seja usado na leitura e preparação de uma reunião.
Negocie com outras pessoas que estão programadas para relatar sobre o tempo de que precisam se alguém indicar que precisam de mais tempo.
Se houver um problema que realmente precisa de muito mais tempo, agende uma reunião separada para se aprofundar nos problemas mais complexos e relatar a um grupo posterior.
Use bastões falantes ou microfones para dar a todos a oportunidade de falar.

Desenvolver uma reputação de começar e terminar no horário, bem como controlar o tempo programado para começar a trabalhar, garantirá que as pessoas comparecem e participam das reuniões que você está promovendo. É uma das maneiras mais simples de dizer: “Eu respeito você, seu tempo e sua contribuição para este encontro”.

Elemento essencial 5: Responder a questões urgentes e críticas que surgem

Inevitavelmente, uma emergência crítica surgirá durante uma reunião, e o planejamento para isso na agenda é extremamente importante para alcançar uma reunião eficaz e produtiva. Ou alguém que é um “especialista” deseja testemunhar sobre seu conhecimento ou fazer um apelo veemente sobre algo fora do tópico ou ao longo do tempo. Um facilitador flexível usará o estacionamento para “estacionar” uma questão polêmica, emocional ou complexa. Todas as agendas que eu crio têm um recurso de estacionamento incluído.

Qualquer que seja a gravidade do assunto, qualquer coisa pode ser estacionada, mesmo que temporariamente, até que a reunião termine, ou até que uma nova reunião extraordinária possa ser organizada. Só o fato de haver um lugar para estacionar questões difíceis cria permissão para qualquer participante identificar que um tópico ou questão vai passar do tempo e precisa de mais atenção em outra reunião.

A fidelidade do estacionamento só será tão boa quanto a atenção dada para conduzir essas questões para fora do estacionamento e para outra reunião mais apropriada ou oportuna, de modo que para garantir que esta seja uma ferramenta eficaz, deve ser utilizada, deve ser bem usado e deve ser usado de forma consistente - então será uma estratégia eficaz para reuniões produtivas.

Se você está facilitando reuniões ou é um participante de reuniões, estes 5 elementos essenciais para a elaboração de um ótimo roteiro irão ajudá-lo a chegar ao seu destino final; um encontro onde todos se sintam valorizados, ouvidos e engajados. Isso é possível primeiro elaborando a agenda, mas também distribuindo-a e, em seguida, seguindo os elementos listados aqui; os resultados serão rápidos e em breve você verá aumentos no atendimento e na participação. Se você de repente se encontrar no meio de uma reunião “ad-hoc”, pare o grupo e rapidamente redija uma pauta para evitar que se torne um festival de fofocas, a menos, é claro, que seja uma sessão de brainstorming; e esse é outro artigo.

Como sempre, espero receber feedback de você sobre estratégias que você achou úteis e significativas para criar conexões entre as pessoas.

Uma boa agenda irá guiá-lo como um roteiro para alcançar o sucesso, aumentando a produtividade e a eficiência