Tornando-se um assistente de garantia: descrição do trabalho e funções

Saiba tudo sobre o que é um assistente de escrow e o que a descrição do trabalho envolve!

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Empunhando meu diploma de literatura enquanto mergulhava em um oceano incerto de pedidos de emprego e entrevistas, nunca esperei que minhas tentativas de escapar do varejo me levassem a trabalhar sob custódia. Na verdade, eu nunca tinha ouvido falar de caução até que me candidatei ao emprego por capricho. Quase dois anos em minha busca desesperada por uma carreira, eu estava fazendo pesquisas frenéticas no Google e escolhendo a melhor roupa para uma entrevista, a chance de começar uma carreira da qual eu não sabia nada.

Para minha sorte, começar como assistente de garantia não exigia nada mais do que um diploma apenas para ter um diploma. Para aqueles, como eu, com diplomas que não têm a melhor reputação de serem "úteis" no mundo do trabalho, o escrow pode ser um ótimo começo. Na verdade, a pessoa para quem estou trabalhando como assistente não tem nem mesmo diploma do ensino médio. No entanto, nem todas as empresas de custódia são iguais, portanto, elas podem exigir um diploma ou licença em uma área relacionada, como banco ou imobiliário, para se tornarem assistentes de garantia. Eles também podem exigir experiência nessas áreas relacionadas para aqueles que não têm formação educacional.

Se você está pensando em se tornar um assistente de depósito, forneci uma breve visão geral do que o trabalho envolve aqui, bem como uma descrição do depósito para aqueles que podem nunca ter ouvido falar dele antes. Lembre-se de que cada empresa de garantia é diferente e os requisitos para garantia variam em cada estado. O que listei aqui é baseado em minha própria experiência como assistente de garantia, então a empresa que você pode escolher para se candidatar pode ter expectativas um pouco diferentes para as funções de um assistente de garantia.

O que é compromisso?

Se você não tem ideia do que é depósito, tudo bem. A maioria das pessoas que passam pelo escritório para o qual trabalho também não tem ideia de quem somos ou o que fazemos, mesmo no dia do fechamento. O que o escrow faz e como o faz difere de estado para estado e de empresa para empresa. Basicamente, o escrow é o intermediário imparcial (ou mulher) entre duas partes (o comprador e o vendedor, o devedor e o credor, etc.). Os oficiais de custódia e assistentes de custódia agem somente sob instruções para entregar papéis, preencher e registrar documentos e receber e desembolsar fundos.

Os assistentes de custódia trabalham em estreita colaboração com os agentes imobiliários e devem seguir as leis e regulamentos imobiliários.

A verdade sobre via Wikimedia Commons (licença CC)

Tornando-se um Assistente de Escrow

Descrição do trabalho

O elemento mais básico da descrição do cargo para esta posição é que você atua como um detetive ao lado de um oficial de custódia, juntando tudo em um pacote organizado que está pronto para ser usado no dia do fechamento de uma transação. Existem algumas informações básicas de que um oficial de garantia precisa para abrir uma transação, a maioria das quais um assistente de garantia deve reunir para eles o mais rápido possível:

• Endereço e número do pacote (se disponível)
• Preços de venda
• Nomes completos de todos os compradores e vendedores
• Estado civil de todos os compradores e vendedores
• Informações de contato de todos os compradores e vendedores (endereços para correspondência, números de telefone e endereços de e-mail)
• Nome do credor existente, número do empréstimo e informações de contato
• Novas informações de contato do credor (se aplicável)
• Informações da associação de proprietários (como endereço, informações da empresa de gestão e taxas)
• Valores de comissão

Ser orientado para os detalhes é um aspecto fundamental da descrição do trabalho de um assistente de escrow. Como já mencionei, o caução funciona apenas sob instruções, que geralmente vêm na forma de um contrato de compra e venda, um formulário de pedido, etc. Você não precisa ler tudo palavra por palavra, apenas certifique-se de procurar as partes principais de cada documento que são essenciais para manter o andamento da transação. O vendedor forneceu todas as suas informações de contato? Os compradores são solteiros ou casados? Estas são apenas duas das muitas perguntas que você quer se perguntar ao abrir pela primeira vez uma nova transação.

Como assistente de garantia, você provavelmente enviará cartas e cheques e fará todas as ligações necessárias para vários arquivos em diferentes estágios da transação. Esteja preparado para muitas multitarefas, com bastante tempo ao telefone e digitando e-mails enquanto prepara e / ou despacha documentos.

O terceiro componente mais essencial da descrição do trabalho de um assistente de escrow é que você deve ter excelentes habilidades de atendimento ao cliente. Não se surpreenda se as pessoas o chamarem um pouco ansioso ou estressado com os prazos ou outros aspectos de uma transação que podem se tornar um pouco mais difíceis do que o previsto. O melhor conselho que recebi do assistente de depósito que se aposentou logo depois que fui contratado foi que você não pode fazer muito de cada vez. Ela disse para lembrar de dar um passo de cada vez e nunca se apressar, porque você pode cometer um erro e só piorar as coisas.

Além disso, você deve se lembrar de nunca fazer uma promessa a um cliente sobre algo que seja mais do que você pode fazer ou fornecer conselhos sobre algo sobre o qual você nada sabe. Os oficiais de custódia e assistentes de custódia nunca devem dar aconselhamento jurídico. Em caso de dúvida, encaminhe o cliente a alguém relacionado à pergunta ou preocupação que ele tem, como seu corretor imobiliário, advogado ou credor, em vez de tentar responder algo sozinho.

Por exemplo, uma das perguntas mais comuns que recebo depois que uma venda é fechada é "ok, onde estão minhas chaves?" Esta é uma pergunta que o corretor imobiliário saberia responder, visto que é ele quem está com as chaves do imóvel. Normalmente, eles fornecem as chaves no mesmo dia, o que eu avisei ao cliente, mas é sempre melhor que o cliente pergunte ao corretor de imóveis para ter certeza.

Deveres de um Assistente de Escrow

Como já mencionei, um assistente de custódia faz muito trabalho de detetive, localizando documentos, reunindo informações e enviando as informações certas para as pessoas certas para manter a transação em andamento. Cada empresa é diferente, mas existem algumas funções básicas que você pode esperar ter como assistente de garantia, que são as seguintes:

• Cartas de correspondência
• Coletando informações de contato
• Coletando informações financeiras
• Envio e / ou entrega de documentos
• Inserindo informações em um sistema de computador
• Escrevendo documentos
• Atender telefones e e-mails
• Desembolsando fundos
• Marcar compromissos
• Responder a pedidos de informação
• Realizar contratações
• Relatórios de título de pedido

Como assistente de depósito, é importante se familiarizar com os diferentes tipos de documentos, bem como com as leis e regulamentos relativos às transações imobiliárias. Para aqueles, como eu, que conseguem adquirir este emprego sem experiência ou educação relacionada, isso pode parecer assustador, mas ler os documentos à medida que os obtém ajudará a se familiarizar com eles rapidamente.

Os assistentes de depósito devem ser rápidos em várias tarefas, capazes de lidar com vários prazos apertados e ainda manter aquele sorriso em seu rosto para os clientes que entram para assinar. A descrição e os deveres do trabalho de um assistente de garantia podem parecer um tanto desanimadores, mas pode ser um trabalho muito divertido, especialmente quando você ajuda as pessoas a realizarem o sonho de comprar sua primeira casa.

© 2013 Lisa