Índice:
- A importância do e-mail para as empresas
- Votação
- 9 estratégias eficazes para o uso de e-mail no trabalho
- Consequências legais e considerações de política
- Componentes essenciais de uma política de e-mail para empresas
- Votação
Enviar e receber e-mail é comum nas empresas em quase todas as comunidades.
Lori Truzy
A importância do e-mail para as empresas
Algumas estimativas colocam a quantidade de correspondência comercial online diária em quase 130 bilhões em todo o mundo. O e-mail é uma ferramenta eficaz para empresas, mas as mensagens devem ser tratadas com o máximo profissionalismo. Apesar da importância do e-mail nas interações de negócios, o treinamento na utilização do correio eletrônico raramente é fornecido pela maioria dos empregadores. Coincidentemente, os trabalhadores devem compreender a distinção entre correspondência pessoal e comercial ao usar recursos de negócios.
Na verdade, as interações comerciais com e-mail podem ser prejudiciais se não forem conduzidas de maneira adequada. Como conselheiro de reabilitação, trabalhei com clientes na melhoria das habilidades escritas e verbais para o ambiente de negócios. Além disso, ajudei os empregadores a implementar estratégias para uma comunicação eficaz por e-mail. Abaixo estão as técnicas que se mostraram benéficas e idéias para a criação de uma política útil.
Votação
As interações por email acontecem durante todo o dia de trabalho.
Lori Truzy
9 estratégias eficazes para o uso de e-mail no trabalho
1. Evite piadas inadequadas. Usar certas palavras e frases para denegrir um indivíduo pode ser motivo para demissão imediata. Muitas organizações têm políticas contra o uso de linguagem explícita, ou seja, escolas. Os tipos de comentários ofensivos em e-mail e outras comunicações incluem: calúnias raciais, declarações preconceituosas de nacionalidade, comentários tendenciosos sobre a deficiência de uma pessoa e insultos relativos à orientação sexual. Consequentemente, a pesquisa mostrou que as empresas lucram com uma reputação de respeito para com os funcionários e o público em geral. Restrinja sua visão pessoal sobre a comédia nas comunicações comerciais, incluindo e-mails.
2. Considere a hora do dia. A hora do dia pode influenciar as reações a um e-mail. No final do dia, uma pessoa pode enviar uma correspondência online em linguagem concisa que pode não refletir o que você sabe sobre o funcionário, cliente ou contratado. Além disso, considere se é apropriado enviar um e-mail fora do horário de expediente. Por exemplo, enviar mensagens de texto para um supervisor à noite, quando ele está com a família, pode não ser uma boa ideia. (Com que urgência você precisa de uma resposta? O problema será mais bem tratado durante o próximo dia útil?)
3. Tente não enviar e-mails durante os intervalos e o almoço. As pessoas usam os intervalos e a hora do almoço para se recuperar do estresse no trabalho. Eles também podem lidar com questões pessoais durante esses períodos. Por essas razões, entrar em contato com outra pessoa por e-mail pode resultar em respostas compostas apressadamente com ideias mal expressas no almoço ou no intervalo. Uma técnica frequentemente utilizada por profissionais é reservar um tempo durante a jornada de trabalho para responder e escrever e-mails, a fim de manter a clareza e o foco.
4. Determine quando o e-mail pode não ser a melhor opção. Tópicos envolvendo conversas longas podem ser melhor atendidos por meio de interações cara a cara ou por meio de um telefonema. Além disso, assuntos confidenciais ou assuntos delicados devem ser evitados em trocas de e-mail no local de trabalho, a menos que com o gerente ou pessoal de recursos humanos apropriado. Esses problemas podem incluir: discriminação potencial, discrepâncias salariais e questões de saúde. Da mesma forma, o brainstorming requer tempo e esforço, tornando essa atividade mais adequada para outra forma de comunicação. Em essência, as áreas de discussão que requerem mais do que alguns minutos para serem resolvidas podem não ser apropriadas para email.
5. Não responda com raiva. Receber algum correio eletrônico pode colocá-lo em uma atitude defensiva. No entanto, acalme-se antes de enviar sua resposta. No ambiente de trabalho de hoje, exibir tato é um atributo altamente valorizado pelos funcionários. Além disso, evite usar vocabulário profano. Considere este fato: o e-mail enfurecido que você escreve pode se tornar parte do ciclo de notícias do dia seguinte ou postado nas redes sociais. Em suma, você pode querer manter seu emprego enquanto constrói relacionamentos produtivos dentro e fora da organização. Em outras palavras, demonstrar capacidade de contenção emocional pode beneficiar sua carreira como um todo.
6. Pense antes de enviar seu e-mail. Primeiro, pense mentalmente em sua seleção de palavras para a correspondência. Em seguida, escreva um rascunho do e-mail. Finalmente, revise-o e faça as alterações necessárias. Se o tempo permitir, permita que outra pessoa lhe dê feedback. Certifique-se de que o tópico seja o ponto central da interação.
7. Use modelos quando aplicável. Ter um sistema em funcionamento reduz alguns dos problemas relacionados ao e-mail. Muitas empresas e organizações desenvolvem e mantêm e-mails formatados para diversas situações rotineiras para os negócios. Negar ou aprovar serviços, devolução de produtos e agendamento de reuniões são apenas algumas das áreas adequadas aos templates. Quando uma organização dá esse passo, a qualidade do serviço pode ser aprimorada e, ao mesmo tempo, reduzir os erros nas trocas por escrito. Os modelos também são ferramentas excelentes para economizar tempo.
8. Sua mensagem deve ser concisa e educada. Componha sua mensagem com o entendimento de que você está escrevendo para outro ser humano. Use uma saudação cortês e um encerramento. Mantenha o foco no propósito do e-mail, evitando gírias e xingamentos. Vá direto ao ponto diplomaticamente. Não traga preocupações não relacionadas.
9. Seu tom é importante. Não intimide colegas de trabalho, contratados ou consumidores por escrito ou qualquer outra forma de comunicação. Linguagem ameaçadora pode levar a consequências graves. Mantenha o tom do e-mail positivo. Mostre visão de futuro, incluindo frases que demonstram disposição para resolver problemas. Um exemplo poderia ser: “Tenho certeza de que podemos encontrar uma solução para o problema”.
Agir muito rapidamente para um e-mail pode ter ramificações
Lori Truzy
Consequências legais e considerações de política
Pode haver ramificações legais relacionadas a e-mails enviados às pressas. Na verdade, os tribunais reconheceram a correspondência online como um registro escrito. Portanto, entenda o e-mail como memorandos comerciais, documentação eletrônica ou declarações que podem ser examinadas se houver necessidade. Ao treinar novos funcionários, as empresas se beneficiariam ao permitir que os trabalhadores pratiquem com diferentes cenários para melhorar suas habilidades ao lidar com e-mail. Em essência, o desenvolvimento de uma política e o treinamento sobre interação por email ajudam a organização a evitar litígios. Abaixo estão alguns componentes importantes de uma política eficaz relativa ao uso de e-mail. No entanto, os proprietários de negócios podem desejar consultar um advogado antes de implementar a política no local de trabalho.
Componentes essenciais de uma política de e-mail para empresas
- Indique com que rapidez os funcionários devem responder a mensagens online legítimas.
- Especifique que cada funcionário deve treinar no uso apropriado de modelos.
- Informar aos funcionários que correspondência online usando recursos da empresa está sujeita a revisão a critério do empregador ou pelas autoridades quando necessário.
- Defina quando os funcionários podem entrar em contato com outros funcionários, clientes ou contratados por e-mail. (Os telefones devem estar desligados durante as reuniões? As preocupações pessoais devem ser tratadas por e-mail durante o horário de trabalho? Quando são as exceções?)
- Explique o que fazer em circunstâncias incomuns. (No caso de uma mensagem eletrônica particularmente perturbadora, quem deve ser contatado? As autoridades devem ser notificadas?)
- Como a falha em responder ao correio eletrônico será resolvida? Além disso, o e-mail deve ser ignorado ou encaminhado a um supervisor?
- Detalhe exatamente o idioma que um e-mail não pode conter. Por exemplo: “Nossas organizações têm tolerância zero para insultos raciais ou de gênero em correspondência verbal ou escrita, incluindo e-mail.
- Especifique as consequências da violação da política. Por exemplo, “Se for descoberto que um funcionário está praticando linguagem de intimidação em nosso sistema de e-mail, ele / ela estará sujeito a uma revisão do RH com consideração de rescisão do contrato de trabalho.
Pare e reflita antes de apertar o botão enviar
Lori Truzy