6 dicas eficazes de gerenciamento de tempo para funcionários e proprietários de empresas

Você acha que tem muitas coisas para gerenciar de uma vez?

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1. Analise a situação

Encher sua agenda de atividades e estar ocupado o tempo todo não significa necessariamente que você está administrando seu tempo de maneira eficaz. Mover-se continuamente em alta velocidade tem suas próprias desvantagens, e a menos delas inclui o estresse.

A realidade é que não podemos controlar ou gerenciar o tempo por si só. O que podemos gerenciar somos nós mesmos. É necessário desacelerar para obter a imagem inteira.

Faça a si mesmo as perguntas: Este é o uso mais produtivo do meu tempo? Existe uma maneira mais inteligente de conseguir o que preciso ter feito hoje, sem gastar tanto tempo?

A própria ocupação pode ser um problema. Há momentos em que estar ocupado se torna uma abordagem evasiva - um meio de evitar outras questões importantes na vida.

Conseqüentemente, parar para refletir em vez de se lançar continuamente às atividades pode economizar tempo e tornar os próprios esforços mais eficientes e lucrativos.

Ter uma visão clara é fundamental

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2. Seja claro sobre qual é a sua função

Mesmo em um local de trabalho normal, os problemas associados à má gestão do tempo podem resultar em uma situação de gestão de crise em que as funções e responsabilidades originais de um funcionário são ofuscadas e ele passa todo o seu tempo no que não estava na descrição original do trabalho.

É por isso que é fundamental começar com uma visão clara do que precisa ser realizado e quais são suas funções e responsabilidades. Se você não sabe para onde está indo, qualquer estrada o levará até lá. Você precisa ter um padrão que possa usar continuamente como referência para seu progresso.

Se você estiver empregado, pode precisar de uma reunião com seu gerente de linha para ter certeza de onde estão suas prioridades. Abrir essa discussão também pode ser benéfico de outras maneiras. Isso pode ajudar a reorganizar sua programação para evitar esgotamento e facilitar a delegação de tarefas extras a outros membros da equipe.

Esteja ciente de que, devido à natureza mutável do mundo dos negócios, as prioridades podem mudar e as responsabilidades junto com elas. Isto é especialmente verdade para aqueles que trabalham por conta própria. Organize sua gestão de tempo de forma que leve em consideração essas mudanças.

Proteja seu tempo

3. Proteja sua programação

O tempo é o bem mais valioso que você possui. Muitas das outras coisas na vida são substituíveis, mas o tempo não. Você nunca vai voltar os anos de sua vida que já se esgotaram. O mesmo se aplica a cada segundo que está passando agora.

Portanto, não é apenas necessário, mas imperativo, guardar seu tempo com cuidado. Mantenha uma lista de ações e, uma vez que você identificou suas tarefas prioritárias e reservou um tempo sem interrupções para concluí-las, tome cuidado para garantir que não haja interferências.

Isso inclui medidas como ativar seu correio de voz, desabilitar notificações de e-mail, limitar chamadas recebidas, aproveitar reuniões virtuais em vez de ao vivo, exigir compromissos no calendário, usando sinais de 'Não perturbe'.

Por exemplo, se você programou uma reunião para durar 15 minutos, certifique-se de que todos os participantes cumpram o limite de tempo e se atêm ao tópico em questão. Um arranjo separado pode ser estabelecido para quaisquer questões externas que não possam ser tratadas dentro do prazo que você definiu.

Além do acima exposto, procure continuamente maneiras de liberar seu tempo. Isso o tornará mais eficiente. Todos os poucos minutos economizados de cada atividade quando combinados no final do dia podem fazer uma diferença significativa.

4. Aproveite a regra 80/20

Quanto mais cresce o negócio, maiores são as responsabilidades e maior a necessidade de uma gestão eficaz do tempo.

O que pode ter começado como uma operação de uma pessoa pode rapidamente se tornar tão grande, com demandas tão incríveis, que as coisas saem do controle se o gerenciamento adequado não for implementado.

As tarefas típicas para as quais você precisará se preparar de antemão incluem criar e gerenciar estratégias de negócios, supervisionar funcionários, fazer malabarismos com contas e buscar mais oportunidades de negócios.

Portanto, é importante encontrar uma maneira eficiente de cuidar de todas as tarefas e ainda ter uma vida. Como empresário, você pode estar tão ocupado trabalhando duro para cumprir prazos que não consegue identificar quais são as prioridades e o que está realmente roubando seu tempo, a cada momento.

De acordo com a regra 80/20, 80% dos resultados são obtidos com 20% do tempo e esforço investidos. Essa regra ressalta a importância de priorizar o tempo naquilo que é mais produtivo. Identifique as tarefas específicas que têm maior impacto em seus negócios e reserve um tempo para trabalhar nelas todos os dias.

Se 80% por cento dos resultados do seu negócio resultam de 20% do tempo e do esforço que você dedica, então esta é a porcentagem na qual você deve concentrar mais atenção.

Muitos proprietários de empresas hesitam quando se trata de terceirizar e delegar tarefas, porque acham que isso só serve para aumentar sua base de custos.

Mas quando o negócio se expandir e chegar a hora de você contratar pessoas para trabalhar para você, treine-os nos 20% e atribua essas tarefas a eles. Dessa forma, o negócio poderá gerar o suficiente para cobrir os custos de contratação dos novos trabalhadores. Se replicar dessa maneira, as operações serão mais eficazes e lucrativas.

Monitore como você gasta seu tempo

5. Audite a si mesmo

Reserve uma semana durante a qual manterá um registro detalhado de suas atividades e o tempo gasto em cada uma delas. Quanto mais detalhado você for, mais precisa será a análise.

A melhor maneira de abordar isso é dividir o dia em blocos de 15 ou 30 minutos e, em seguida, anotar o que você faz durante esses intervalos de tempo. Este exercício o ajudará a fazer com que cada segundo seja importante.

Os quadros de horários não são necessários apenas para as empresas. Eles são úteis para empresas em todos os níveis, incluindo freelancers e proprietários individuais. Você pode optar por manter uma planilha de horas diária baseada em computador ou uma planilha de horas em papel.

Como alternativa, você pode simplesmente ter um caderno ou diário que leva para qualquer lugar e criar lembretes para ajudar a garantir que você continue a manter um registro adequado do uso do tempo.

Depois de iniciar a auditoria dessa forma, você precisará de disciplina para mantê-la. O objetivo deste exercício é ter um registro que possa ser analisado. Manter um registro contínuo de suas atividades e do tempo gasto o ajudará a identificar para onde vai o seu tempo e se livrar das perdas de tempo.

Essas perdas de tempo incluem reuniões desnecessárias, trabalho que outros deveriam estar fazendo, interrupções por telefone ou e-mail, duplicação de tarefas, atividades de baixa prioridade, apagamento de incêndios, planejamento incorreto e desorganização.

Você será capaz de determinar o que é improdutivo, perturbador e desnecessário em seu dia normal. Qualquer coisa que não contribua diretamente ou apóie o cumprimento de suas funções e responsabilidades é uma bandeira vermelha.

O processo também permitirá que você identifique as atividades produtivas para que possa determinar se o tempo alocado a elas é realmente adequado. Você terá uma visão clara de quanto está sendo investido nos 20% das atividades que geram 80% dos resultados em sua vida e negócios.

6. Tome medidas de apoio

Planejar com antecedência

Planeje seu dia, semana e mês com antecedência. Seu planejamento deve levar em consideração objetivos de curto, médio e longo prazo. A falta de um método estruturado de gestão do tempo leva a dificuldades, incluindo prazos perdidos, negócios desequilibrados e compromissos pessoais e pressão de compromissos de terceiros.

Isso resulta em deterioração. O desempenho é impactado negativamente e, em vez de ser lucrativo, as atividades se tornam onerosas. Por outro lado, planejar com antecedência e aplicar os princípios adequados de gerenciamento do tempo de maneira consistente os torna habituais. Eles começam a fluir naturalmente como parte de sua vida diária.

Comunicar

Envolva as partes interessadas nas decisões que você está tomando. Comunique-se com seus colegas, gerentes, fornecedores, outras equipes e clientes que têm interesses pessoais e serão afetados pelas mudanças que você fizer.

Compartilhe essas informações com membros de sua família para que eles possam apoiá-lo e dar-lhe o espaço de que você precisa para prosseguir.

Organize suas tarefas

Comece com as tarefas de saída antes de lidar com as tarefas de entrada. Envie primeiro a comunicação importante necessária para o dia. Depois de tirar isso do caminho, prepare-se para lidar com o e-mail recebido.

Desenvolva o hábito de começar com responsabilidades pendentes antes de trabalhar em novas. Limpe o backlog antes de embarcar em novas tarefas.

Automatize quando possível

Automatize suas tarefas diárias tanto quanto possível. Por exemplo, se o seu trabalho exige muita leitura e digitação, você pode usar os aplicativos Text-to-Speech e Speech-to-Text gratuitos para economizar tempo.

Descanse suficientemente

Não se esqueça de fazer pausas curtas entre as tarefas. Isso evitará o acúmulo de estresse em sua mente e corpo. Ter tempo suficiente para descansar e se refrescar o deixará mais produtivo e sua mente mais alerta.