Gerenciamento do escopo do projeto: o que estamos fazendo?

Prepare-se para o sucesso do projeto definindo claramente as metas - o escopo - no início.

Imagem de David Mark do Pixabay

Prevenir o desastre do projeto

Este artigo é uma visão geral de um tópico muito amplo, Gerenciamento do Escopo do Projeto. Na verdade, livros inteiros foram escritos sobre gerenciamento de escopo. Esta visão geral pode orientar seus estudos futuros sobre gerenciamento de escopo, que é crucial para o sucesso do projeto.

O gerenciamento do escopo é crucial para o sucesso do projeto

A maioria dos projetos falha, e por vários motivos. Mas as falhas verdadeiramente desastrosas do projeto são as falhas de gerenciamento do escopo. Escopo é a definição do propósito e da meta do projeto. Então, se isso estiver mal definido, ou não obtemos nada (meta não alcançada), ou obtemos um resultado que não faz o que queremos, ou obtemos duas partes que não funcionam juntas, porque metade do a equipe do projeto teve uma ideia e a outra metade teve outra. Nós entregamos a parte dianteira de um burro e a parte traseira de um cavalo, e acabamos parecendo a parte traseira de um cavalo.

Impedir o deslocamento do escopo

Mesmo que o produto e sua finalidade sejam bem definidos no início, os clientes têm o hábito notório de obter novas ideias e esperar mais e mais. Se os ignorarmos, eles começarão a sonhar e esperar que realizemos seus sonhos. Quando entregamos o que prometemos - muito menos do que eles sonharam - eles não ficarão satisfeitos. Não importa se lhes dermos exatamente o que pediram. As pessoas ficam chateadas quando não conseguem o que esperam. Pior, se os ouvirmos, continuaremos adicionando recursos que eles solicitam. Mas isso leva muito mais tempo do que o cronograma original e muito mais dinheiro do que o orçamento original.

Como resultado, não temos nada para entregar no final do projeto. O cliente está sem tempo e sem dinheiro, e não temos nada de útil para mostrar em todo o nosso trabalho. Chamamos esse monstro de aumento de escopo, o que significa que, embora tenhamos definido o escopo no início, mais e mais recursos, mais e mais sinos e assobios, se infiltraram no escopo, adicionando ao plano do projeto até que desmoronou com seu próprio peso.

De acordo com o Project Management Institute, 64% de todos os projetos não satisfazem seu cronograma e orçamento originais. E a maior causa dessas falhas é a definição deficiente do escopo ou, se definimos bem o escopo no início, aumento do escopo.

A boa notícia é que, se definirmos o escopo claramente e gerenciarmos o aumento do escopo, estaremos no caminho do sucesso!

Eu treinei mais de 4.000 gerentes de projeto e liderei dezenas de projetos. Deixe-me mostrar como definir o escopo e gerenciar o aumento do escopo antes que seu projeto fique sobrecarregado!

Os pedidos de sinos e assobios extras sobrecarregam seu projeto como formigas em um cubo de açúcar? Continue lendo para aprender a gerenciar o aumento do escopo.

stevendepolo Steven Depolo (CC BY) via Flickr

Quando é a próxima terça?

Sempre que dou uma aula sobre definição de escopo e clareza de comunicações, peço que levantem as mãos sobre essa questão. Digamos que eu leciono na quinta. Eu pergunto: "Levante a mão se você acha que próxima terça-feira é daqui a 5 dias." Cerca de metade das pessoas na sala levantam as mãos. Então eu pergunto: "Levante a mão se você acha que a próxima terça-feira é daqui a 12 dias." A outra metade das pessoas na sala levanta as mãos.

Isso demonstra que o inglês simples não é um idioma preciso. Para alguns, a "próxima terça-feira" é a que virá daqui a cinco dias. Para outros, "próxima terça-feira" é depois de "esta terça-feira", portanto faltam doze dias.

Quando os alunos veem que, seja qual for a maneira como pensam, metade das pessoas na sala pensa de forma diferente, eles começam a ver o valor de definições claras e precisas. Essas definições ajudam a eliminar mal-entendidos dispendiosos e também evitam erros que decepcionam nossos clientes.

Concordando com o escopo do seu projeto

Trabalhar com o cliente, a equipe e todas as partes interessadas para chegar a um acordo sobre a entrega do projeto e sua função e propósito não é fácil. Por exemplo, um site corporativo é:

uma expressão da imagem corporativa, de acordo com executivos seniores
uma fonte de exposição à responsabilidade legal, de acordo com o conselho corporativo
uma ferramenta para trazer novas receitas, de acordo com o departamento de marketing
outro item de custo para manter, de acordo com finanças
uma oportunidade de resolver alguns problemas de contratação e conseguir bons funcionários em potencial, de acordo com recursos humanos
um trabalho de manutenção, de acordo com o departamento de TI
um projeto para terminar, de acordo com a equipe de desenvolvimento web

A chave aqui é que todos estão certos. O gerenciamento de escopo bem-sucedido requer ser capaz de entender a perspectiva de todos, ver o que eles precisam e o que têm a oferecer e colocar tudo em um plano e uma definição.

Entrando na mesma página

Todos os afetados por um projeto têm sua própria perspectiva e também sua própria linguagem. Como a "imagem corporativa" do executivo se traduz na "página de destino eficaz" do marketing e nas mensagens "não há 404 página não encontrada" do departamento de TI. Arquitetura é a capacidade de ver uma coisa em múltiplas visualizações, múltiplas perspectivas e múltiplas linguagens. Como gerentes de projeto, devemos também ser arquitetos, capazes de ver o projeto de todas as perspectivas e abordar todas as preocupações.

À medida que elaboramos a definição inicial do projeto, a declaração de escopo, temos que garantir que todos entendam o propósito e a meta. Eles podem ter termos diferentes para a mesma coisa; tudo bem. Mas se duas pessoas têm imagens completamente diferentes do que está sendo feito, temos um problema. E não podemos ser vagos sobre isso. Não podemos declarar "Estamos fazendo um mamífero cinza" e fazer com que a equipe corporativa espere um elefante, enquanto o Diretor Financeiro concordou apenas em pagar por um rato.

Concordando no escopo

Uma vez que estamos na mesma página, trabalhamos com cada parte interessada para definir o que estamos fazendo e por quê. Ainda estamos operando em alto nível aqui. Mas estamos indo e voltando, esclarecendo, definindo e obtendo uma imagem cada vez melhor do que estamos fazendo.

Esclarecendo Suposições

Como dissemos acima, os clientes não ficam felizes quando não obtêm o que esperam. Para garantir que entendamos e geramos suas expectativas, não podemos deixar a declaração do escopo do projeto em termos vagos e claros em inglês. Deve ser definido com precisão de engenharia e também deve ser explicado em linguagem comum. Também ajuda a usar diagramas e, quando possível, desenvolver maquetes e protótipos para que nossos clientes e partes interessadas possam realmente ver ou ver uma imagem do que eles obterão. Para saber a importância de uma linguagem precisa, consulte a barra lateral, Quando é a próxima terça-feira?

As etapas do gerenciamento do escopo

O Project Management Institute define quatro processos que compõem o Gerenciamento do Escopo:

O Planejamento do Escopo apresenta nosso plano para gerenciar o escopo deste projeto específico. Se nossos projetos forem bastante semelhantes entre si, isso será feito uma vez para todos os projetos e seguiremos uma metodologia padrão.
Definição do escopo é o processo de criação de nossa primeira declaração do que estamos fazendo neste projeto, incluindo sua natureza, função e propósito. A Declaração de Definição do Escopo resultante é o conceito central a partir do qual todo o projeto é planejado.
Work Breakdown Structuring (WBS) é um processo de definir todos os detalhes do que estamos fazendo, criando uma definição completa e precisa do escopo do projeto.

O PMI oferece um nome sofisticado para criar primeiro uma definição de escopo de alto nível e depois uma EAP detalhada. Eles chamam isso de elaboração progressiva.

Perguntas que definem o resto do projeto

A definição clara do escopo é essencial para o planejamento e definição de todos os outros aspectos do projeto. A definição adequada de cada uma das outras oito áreas de gerenciamento de projetos depende de uma definição de escopo sólida e clara. Se você não tiver certeza sobre as nove áreas do gerenciamento de projetos, poderá ler As nove áreas do gerenciamento de projetos e por que são importantes.

Inclusões e exclusões

Uma excelente ferramenta para definição do escopo e impedindo o rastejamento do espaço é para incluir tanto uma definição do que estamos fazendo, que é uma lista de inclusões, e também uma lista do que as pessoas pediram que estamos não fazer, ou seja, uma lista de exclusões. Existem duas razões para fazer isso.

Em primeiro lugar, as pessoas tendem a se lembrar de que vão conseguir o que querem, mesmo que você diga "não". Podemos controlar essa tendência humana natural escrevendo o que concordamos, mostrando a eles e fazendo com que eles assinem. Aí, mais tarde no projeto, quando eles lembrarem que pediram, e acharem que vão atender, podemos mostrar a eles, desculpe, não, sempre foi excluído do escopo, o acordo do que estamos fazendo.

Por exemplo, digamos que estou construindo um site para uma empresa no sul da Flórida, onde há três idiomas populares: inglês, espanhol e crioulo haitiano. Durante a definição inicial do escopo, concordamos que o site será em inglês e espanhol, mas traduzi-lo para o crioulo haitiano não é econômico no momento. Escrevemos "O site não será traduzido para o crioulo haitiano este ano. Se a demanda da comunidade crioula aumentar, isso pode ser acessível no próximo ano."

Então, quando o site está sendo testado, um gerente chega e diz: "mas não consegui ler o site em crioulo. O que aconteceu?" Apresentamos a declaração de escopo e mostramos a ele que o crioulo foi excluído por enquanto.

A segunda razão é simplesmente para maior clareza. Definir as exclusões aumenta a clareza sobre o que estamos fazendo e nos dá uma ferramenta para gerenciar o aumento do escopo posteriormente no projeto. Por exemplo, suponha que uma das finalidades de um site em nossa declaração de escopo seja "melhorar o suporte ao cliente". Como parte disso, alguém sugeriu um bate-papo online, mas optamos por não fazê-lo. Se não escrevermos "bate-papo online" na lista de exclusão, alguém pode sugerir novamente mais tarde. Mas se anotarmos, então todos ficarão claros: não estamos implementando o chat online. Isso economiza muito tempo tendo a mesma discussão repetidamente.

Criação da estrutura analítica do projeto (WBS)

A Estruturação Analítica do Trabalho começa quando a Declaração do Escopo é aprovada por todas as partes interessadas. É um processo de criação de uma lista muito cuidadosa, detalhada e hierárquica de todos os componentes do projeto.

Por exemplo, digamos que estejamos construindo um avião. Nossa descrição inicial é semelhante a esta:

uma fuselagem
um cockpit
uma cabana
duas asas
montagem de uma cauda
Controles de vôo
eletrônicos para navegação e outros fins

Cada um desses componentes principais torna-se um título para uma lista de componentes menores. Uma asa inclui:

corpo de asa
tanques de combustível
linhas de combustível
abas

Em última análise, isso é detalhado em uma lista completa de peças. Para um jato comercial, isso pode ter mais de 1 milhão de peças!

Criando o restante do plano do projeto

Assim que tivermos uma WBS, é possível criar o restante do plano de projeto detalhado. Podemos criar estimativas precisas de tempo e custo. Podemos concluir planos para gerenciar as outras seis áreas de gerenciamento de projetos também: qualidade, risco, recursos humanos, comunicações, compras e integração.

Por exemplo, a WBS é uma lista do que estamos fazendo. A partir disso, perguntamos como faremos cada componente. Isso gera a Lista de atividades, que é um componente-chave da estimativa de tempo. Além disso, quando sabemos o que estamos fazendo, podemos perguntar: "O que pode dar errado?" e esse é o ponto de partida para o planejamento de riscos. E perguntando "o que o torna bom?" é o início do planejamento da qualidade.

Gerenciando o escopo durante o projeto

Assim que a EAP for aprovada, concluímos o restante do plano do projeto. Depois de aprovado todo o plano, iniciamos a obra. Agora, nosso trabalho é concluir o projeto. Ou, em termos de gerenciamento de projeto, vamos entregar o escopo especificado com qualidade aceitável no prazo e dentro do orçamento, não importa o que aconteça.

Fazer isso exige trabalho, que é chamado de execução. Mas também exige o rastreamento desse trabalho e a correção do curso, se necessário. Esses são chamados de rastreamento e controle. É como dirigir na estrada. Se tudo o que você fizer for dirigir, perderá a saída e se atrasará. Ou você vai devagar demais e se atrasará, ou vai acelerar e conseguir uma multa. Para dirigir bem, temos que observar onde estamos, a que velocidade estamos indo, se estamos ficando sem gasolina e o que os outros motoristas estão fazendo na estrada. É o mesmo em um projeto. E conseguimos isso com a Análise de valor agregado, gerenciando o aumento do escopo e gerenciando todas as nove áreas do projeto.

Análise de valor agregado

A análise de valor agregado (EVA) começa com o rastreamento do escopo, tempo e custo. Em português claro: O que concluímos, quanto tempo demorou e quanto dinheiro gastamos? Assim que tivermos esses números, os aplicamos a algumas equações. As equações são proporcionais: elas perguntam quanto escopo concluímos em relação ao tempo e dinheiro gastos. Esses resultados respondem à pergunta: se continuarmos nesse ritmo, vamos terminar antes de ficarmos sem tempo e dinheiro? Se sim, tudo bem. Caso contrário, temos que descobrir por que estamos atrasados ou gastando muito dinheiro e cuidar do problema.

Gerenciando Scope Creep

A análise do valor agregado mede o progresso em nossa meta comprometida, o escopo especificado. Mas e se o cliente tiver uma ótima ideia e quiser adicioná-la ao projeto? E se um engenheiro pensa de um recurso melhor, e ele quer que adicionado? E se algum executivo sênior se demitir e for substituído por um novo chefe e ela quiser algo totalmente diferente?

Esses problemas surgem o tempo todo. Como eu disse acima, o alargamento de escopo surge da natureza humana. O que devemos fazer é estar cientes disso e tratar de quaisquer alterações propostas ao projeto antes que se tornem suposições, recursos ou demandas.

Resumindo, não deixe ninguém mover os postes da baliza. Se alguém quiser mudar o escopo, calculamos o custo da mudança do projeto e o tempo extra que levará. Então vamos negociar: Nós preferimos sem alterações, mas vamos fazer uma mudança para o alcance se o projeto recebe uma extensão do prazo e extra fundos, para que possamos entregar o novo , aumentou escopo, que é mais do que foi especificado, e portanto, mais do que foi orçado ou previsto.

Em português simples: se você quiser mais coisas, vai demorar mais e custar mais dinheiro. Isso é chamado de Triângulo de Ferro de Escopo, Tempo e Custo.

Gerenciando todas as nove áreas

Há mais uma coisa que podemos fazer para garantir que entregamos os resultados do projeto e encantamos o cliente. Observe o que eu disse acima, forneça resultados "com qualidade aceitável… não importa o que aconteça". Isso mostra o fato de que devemos gerenciar mais do que escopo, tempo e custo. É essencial gerenciar todas as nove áreas de gerenciamento de projetos ao longo do projeto, do início ao fim. O gerenciamento da qualidade do projeto garante resultados aceitáveis - ou excelentes. O gerenciamento de riscos do projeto garante o sucesso, não importa o que aconteça. Para obter uma explicação de todas as nove áreas e por que são importantes, leia As nove áreas do gerenciamento de projetos e por que são importantes.

Cumprindo o que você prometeu

Se continuarmos trabalhando no projeto para construir o produto, serviço ou resultado que definimos na declaração de escopo, então um dia - um dia antes que o dinheiro e o tempo acabem, espero - estaremos prontos para entregar.

Ou achamos que estamos prontos para entregar. Mas temos certeza? E o que o cliente pensa. Vamos dar uma olhada nas etapas que seguimos para garantir que entregamos a coisa certa ao cliente e com um bom acabamento.

Verificação e validação

A verificação é um processo interno do projeto, onde verificamos o que criamos em relação à declaração de escopo, a EAP e outros documentos relevantes. Garantimos, da melhor maneira possível, que o que fizemos atende ou excede todos os requisitos do cliente. E, se aprovamos uma mudança no escopo do projeto, incluímos essas mudanças em nossa entrega também. Para simplificar, estamos comparando o que vamos entregar com o plano e garantindo que está tudo pronto para ser executado. É importante que isso não seja apenas algo que estamos entregando. Tudo o que entregamos tem que funcionar para o cliente, ou seja, tem que atender aos requisitos funcionais , além dos físicos. Portanto, antes de entregarmos, queremos poder dizer: "Aqui está, e funciona!"

Mas o cliente concorda? Essa pergunta é respondida pelo processo de validação. Não podemos fazer validação nós mesmos. Geralmente é feito pelo cliente, que verifica e aprova na entrega dos resultados do projeto. Mas existem duas outras possibilidades:

Se estivermos entregando algo grande ou complicado, ou algo que precisa atender a requisitos exigentes, provavelmente desejaremos providenciar a validação bem antes da data de entrega. Isso dá à equipe do projeto tempo para ajustar ou consertar qualquer coisa que não atenda aos requisitos do cliente.
Se houver uma disputa sobre se nosso projeto está entregando os resultados que o cliente se inscreveu, eles podem solicitar uma Verificação e Validação Independente (IV&V), onde um contratado externo entra para definir as lacunas entre o que estamos entregando e o que o cliente deseja e recomendar soluções.

Entrega

Normalmente, porém, nenhum IV&V é necessário. Entregamos os resultados do projeto, que podem incluir instalação, configuração e treinamento, dependendo se foram incluídos na declaração de escopo do projeto. O cliente chuta os pneus, por assim dizer, e fica satisfeito ou pede algumas pequenas mudanças, que fazemos. E então o projeto está concluído - quase.

Satisfação do cliente

Nossas últimas etapas incluem garantir que todos sejam pagos e assinar contratos e tal. Deve também incluir uma reunião exclusivamente para atendimento ao cliente, para garantir que eles estejam satisfeitos com nosso trabalho. O final de um projeto pode ser o início de um relacionamento longo e saudável com um cliente.