Diploma Nvq: software de processamento de texto em negócios e administração ou it

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Depois de identificar as informações necessárias para um documento, aplicar todos os estilos e formatação e chegar ao estilo e layout desejados, você precisa finalizar o documento para apresentação ou impressão e distribuição. Você precisa saber como usar as várias técnicas e ferramentas disponíveis para finalizar o documento para apresentação

Preparação para um Diploma de Nível 2 ou Nível 3

As informações aqui são escritas com base na unidade de software de processamento de texto para candidatos que estão trabalhando para obter um Diploma de Nível 2 ou Nível 3 em Negócios e Administração ou TI. Os candidatos devem ter habilidades de processamento de texto em um nível intermediário, se forem usuários de TI.

A avaliação da maior parte desta unidade ( abrangendo todas as secções ) é efectuada através da atribuição de tarefas, observação e questionamento e através da consulta de documentos previamente criados pelo candidato.

Nesta seção, veremos como usar um aplicativo de processamento de texto ou programa de software para formatar um documento para apresentação, impressão ou distribuição. Você precisa ter certeza de que o documento parece significativo, tem conteúdo significativo e segue os padrões definidos pela organização. Verifique também a formatação, verificação ortográfica, verificação gramatical e outros layouts antes de finalizar.

Use ferramentas de software de processamento de texto para formatar e apresentar documentos de forma eficaz para atender aos requisitos

Adicionei capturas de tela e o máximo de instruções possível para facilitar a compreensão. As capturas de tela são do Microsoft Word 2003.

3.1 Identifique como o documento deve ser formatado para auxiliar o significado

Um documento deve ser legível e ter uma aparência significativa, com layout, formato, estrutura e estilos organizados. Para conseguir isso, é necessário formatar o documento de forma que ele seja e pareça significativo e a formatação é uma das coisas básicas que um documento precisa. A boa formatação fornece um esboço claro para quem visualiza o documento.

Formato, parágrafo, marcadores, configuração de página, impressão, visualização de impressão: Word 2003

Melhores práticas para formatação

Durante a formatação, certifique-se de definir as margens com o padrão desejado, use as posições de tabulação corretas, use cabeçalhos, rodapés e notas de rodapé quando necessário. Aplique estilos sempre que possível, como estilo de título, estilo de parágrafo, estilos de caractere e verifique se o espaçamento entre linhas e parágrafos é aceitável. O texto precisa ser justificado de acordo com as necessidades e padrões do documento.

Escolha a fonte, os tamanhos de fonte e a cor apropriados. Por exemplo, não use fontes estilosas e descoladas em um documento profissional. Faça o melhor uso de fontes em negrito, itálico, sublinhados ( se necessário ) sempre que necessário. Você pode destacar textos importantes, usar marcadores e numeração para listar claramente os pontos para facilitar a leitura.

Use tabelas, gráficos e tabelas junto com gráficos sempre que possível para explicar conceitos, comparar figuras e mostrar certas informações com precisão. Bordas, sombreados e fundos não são obrigatórios, mas podem melhorar a aparência do documento e dar vontade de ler.

Alinhe o texto dependendo do tipo de documento. Por exemplo, artigos de jornais vêm em colunas e não em parágrafos.

Outro fator importante a ser considerado é: se você usa um modelo, ou criou seu próprio modelo ou está criando um documento do zero, você precisa projetar o documento para o propósito.

Por exemplo, uma fatura deve ser semelhante a uma fatura com o layout, padrões e informações corretos, uma carta deve ser semelhante a uma carta com informações colocadas no formato e padrão corretos, um artigo escrito ou periódico deve aderir aos padrões do periódico e assim por diante.

3.2 Selecione e use técnicas apropriadas para formatar caracteres e parágrafos

Acabamos de ver por que a formatação é importante e quais fatores precisam ser considerados ou lembrados ao formatar um documento. Depois de saber o propósito do documento, o layout e a estrutura, uma imaginação visual da aparência final do documento e que tipo de formatação o documento requer, você precisará usar as técnicas apropriadas disponíveis para formatar o caracteres e parágrafos do documento.

Texto de dica de ferramenta para espaçamento de linha

Para alterar as configurações de fonte, selecione o texto para o qual deseja alterar as configurações, clique em Formatar - Fonte

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Caracteres de formatação

Os caracteres podem ser formatados alterando o tamanho dos caracteres ( tamanho da fonte ), alterando o tipo do caractere ( estilo da fonte ), adicionando cores aos caracteres para aprimorar o documento, usando ferramentas simples como negrito, itálico e sublinhado para destacar partes importantes ou áreas do documento ( para facilitar a leitura resumida ), há também a opção de destaque para destacar uma área específica ou palavras ou partes do documento que requerem mais atenção, etc.

Além disso, quando você usa subscrito e sobrescrito ( mais frequentemente, esses são usados em áreas onde existem fórmulas ou outros cálculos matemáticos ), você precisa fazer uso da ferramenta subscrito e sobrescrito na barra de ferramentas de formatação. Também existem símbolos que você pode usar em áreas onde você precisa que um símbolo seja inserido.

Vá para Inserir -> Símbolo -> Escolha o símbolo que deseja exibir.

Teclas de atalho

Aprender as teclas de atalho para essas ferramentas simples pode ser útil. Você não precisa ficar clicando na barra de ferramentas para aplicar a formatação, mas pode aplicá-los mais rapidamente pressionando as teclas do teclado.

Por exemplo, você tem uma área selecionada do texto ou caracteres que precisam aparecer em negrito. Tudo o que você precisa fazer é selecionar o texto necessário e pressionar Ctrl + B. Ctrl + B é a tecla de atalho para negrito.

Da mesma forma, Ctrl + I para itálico, Ctrl + U para sublinhado, etc.

Eles também são fáceis de lembrar. Por exemplo, Ctrl + a primeira letra da ação, por exemplo Ctrl + B para Negrito, onde B significa Negrito, Ctrl + I para Itálico onde I significa Itálico, etc. Também existe um menu Formatar, que tem mais opções para aplicar formatação a fontes e parágrafos.

Formatando Parágrafos

O próximo aspecto da formatação após a formatação dos caracteres é a formatação dos parágrafos. O texto do parágrafo precisa ser alinhado e você tem três opções para isso; alinhe à esquerda, alinhe à direita e centralize.

A maioria dos documentos são alinhados à esquerda, o que facilita a leitura. Sempre que houver uma lista de itens, formate-os por marcadores ou numeração, pois isso dará uma aparência limpa e padrão ao documento. No caso de documentos online, marcadores e numeração ajudarão o software de tecnologia assistiva a reconhecê-los como uma lista.

Parágrafo e espaçamento entre linhas: Word 2003

Espaçamento entre linhas

A próxima formatação é o espaçamento entre linhas, que é muito importante. Existem padrões para diferentes documentos. Por padrão, no Word 2003, o espaçamento entre linhas está entre 1 e 1,5. Se você precisar alterar o espaçamento entre linhas, poderá fazê-lo usando a ferramenta Espaçamento entre linhas na barra de ferramentas de formatação.

Bordas e sombreamento para páginas e tabelas podem ser aplicados usando a opção bordas e sombreamento no menu Formatar.

Controle de viúva / órfão

Livingsta

Controle de viúvas e órfãos para parágrafos

O próximo é o controle de viúvas e órfãos que precisa ser definido em parágrafos. Por exemplo, se tivermos um parágrafo com apenas três linhas, se a última linha do parágrafo for dividida para a página seguinte ( viúva ), não ficará bem e também tornará a leitura difícil. Além disso, ter apenas uma palavra na última linha de um parágrafo ( órfão ) pode fazer o documento parecer estranho. Para evitar isso, você pode usar o controle de viúva / órfão na área de formatação de parágrafo.

Tabulações e recuos

Tabulações e recuos são outro conjunto de ferramentas usadas para formatar parágrafos.

Existem quatro tipos de travessões; Recuo à esquerda, recuo à direita, recuo da primeira linha e recuo suspenso. Os recuos à esquerda e à direita especificam o espaço para o parágrafo entre as margens do espaço. O recuo da primeira linha é usado para recuar a primeira linha de um parágrafo e o recuo deslocado ajuda a recuar as linhas que seguem a primeira linha do parágrafo, especialmente usado em marcadores ou numeração.

As guias são usadas para controlar como o texto é colocado em um documento. Eles alinham o texto ao longo dos diferentes locais de guia. Você pode definir as guias na caixa de diálogo Guias.

Além disso, certifique-se de ter a ortografia, gramática e pontuação corretas em todo o documento. Verifique até os erros menores, por exemplo, verifique se todas as frases começam com uma letra maiúscula e terminam com um ponto final. Os erros podem refletir nos padrões da organização e ter um efeito sério.

Teclas de atalho para símbolos comuns

É bom também conhecer as teclas de atalho para os símbolos que você usa com frequência. Por exemplo

Alt 0169 - ©
Alt 172 - ¼
Alt 171 - ½
Alt 0190 - ¾
Alt 0153 - ™
Alt 0174 - ®

A formatação simples pode criar uma grande diferença na apresentação geral e na sensação do documento.

3.3 Selecione e use páginas e layouts de seção apropriados para apresentar e imprimir documentos

Agora que o documento está pronto com toda a formatação e estilos necessários e apropriados, você precisa saber como selecionar páginas e seções para apresentação ou impressão. Dependendo do tipo de documento, você terá que adicionar colunas, a todo ou parte do documento. Pode ser necessário inserir quebras de página e de coluna em determinados locais de um documento. Você precisará ficar atento ao tamanho da margem, aos números das páginas e também, o mais importante, incluir cabeçalhos, rodapés e notas de rodapé, dependendo do documento e de seus requisitos.

Para definir as margens e orientação da página, clique em Arquivo - Configurar página

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Margens

Existem tamanhos de margem padrão para todos os documentos e o próprio Word vem com uma configuração padrão. Se precisar alterar as configurações, você terá que ir para

Arquivo -> Configurar página -> Margens -> Aqui você terá que definir o tamanho da margem do seu documento. Você também pode alterar a orientação para páginas diferentes, pois em alguns casos, tabelas ou gráficos ou outras representações estatísticas terão que ser documentadas em layout de paisagem.

Colunas

Para adicionar colunas a um documento, clique

Formatar -> Colunas -> Escolha o número de colunas e selecione também se o documento é todo ou a partir desse ponto e clique em ok.

Você também pode definir a largura das colunas manualmente. Para aplicar colunas a uma seção específica em um documento, selecione essa seção específica e aplique as colunas. As quebras de coluna podem ser adicionadas para quebrar uma coluna em um ponto específico e transportar o texto para a próxima coluna.

Verifique se as imagens e outros gráficos estão alinhados nos locais adequados e também se estão alinhados com o texto do documento.

Quebras de página, cabeçalhos e rodapés

As quebras de página podem ser adicionadas a áreas onde você deseja que o texto ou conteúdo do documento quebre e avance para a próxima página.

Insira cabeçalho e rodapé para textos que precisam aparecer na parte superior e inferior de todas as páginas do documento. Alguns documentos podem exigir notas de rodapé para referência. Nestes casos, insira notas de rodapé nos documentos. Os números das páginas são uma parte importante de um documento com várias páginas.

Como o uso do documento orienta o layout

Ao configurar o layout de um documento, é preciso decidir o formato e o layout, dependendo de como o documento será usado.

Por exemplo, se o documento for impresso, ele deve ser formatado para ser impresso em um papel de tamanho padrão. Se o documento for publicado em papers, o layout e a formatação devem estar de acordo com isso. Os documentos que serão publicados em uma página da web devem ser formatados de acordo com exibições diferentes, mudarão o tamanho e a resolução do documento e, portanto, formatos e layouts simples são recomendados para publicação na web.

Também é preciso levar em consideração o tamanho do documento e as imagens em um documento, pois se o tamanho for muito grande, a página web demorará para carregar. Portanto, é preciso ter cuidado para redimensionar as imagens sem muita perda de qualidade.

Impressão

Se você precisar imprimir um documento, existem várias maneiras de imprimir um documento. De acordo com as necessidades, você pode imprimir uma seleção de páginas, ou parte de uma página, ou seja, apenas o texto selecionado, ou todo o documento. Você pode imprimir documentos de uma ou duas faces. A caixa de diálogo de impressão tem todas as opções e configurações que você precisa fazer ou pode fazer antes de imprimir um documento. Além disso, os documentos que precisam ser impressos não devem ter texto animado ou trêmulo, pois isso não será impresso corretamente no documento.

Lista de verificação rápida

Alguns pontos a serem lembrados:

Verifique se realces, negrito, itálico, sublinhado, marcadores e numeração são usados sempre que necessário
Verifique se os comentários e a formatação de revelação foram desativados
Use estilos de formatação
Verifique se as imagens estão legendadas e marcadas.
Verifique se as tabelas estão alinhadas corretamente e se estão formatadas e rotuladas de forma adequada
Verifique se os links ou URLs estão funcionando.
Dê uma olhada no documento na visualização da impressão para ver se ele parece satisfatório.
Salve o documento com um nome de arquivo que seja significativo e que o nome do arquivo não contenha espaços ou caracteres especiais.
Verifique as propriedades do documento, como autor, título, idioma, etc. e também verifique o índice.

Sempre é preciso ter certeza antes de imprimir, caso seja necessário imprimir, pois economizar papel pode salvar o meio ambiente.

Impressão, listas e formatação básica: Word 2003

3.4 Descreva quaisquer problemas de qualidade com documentos

A maioria dos problemas que ocorrem relacionados a problemas de qualidade são os seguintes:

A formatação do documento não está em vigor durante a impressão - quando você formata seu documento e não aplica a formatação ou os estilos necessários da maneira correta, o documento pode parecer ruim com dados perdidos e de baixa qualidade com texto, imagens, objetos e caracteres fora de Lugar, colocar.
Problemas com alinhamento e posicionamento de tabelas, tabelas e gráficos - Ao colocar tabelas e definir propriedades, você precisa garantir que fez as configurações necessárias sobre como deseja que a tabela se pareça e como deseja a formatação do conteúdo da tabela. Caso contrário, a saída ou o documento resultante não terá qualidade. O mesmo se aplica a tabelas e gráficos que você coloca nos documentos
Links ou URLs não funcionam - Ao incorporar ou adicionar links ou URLs a um documento, certifique-se de inseri-lo no formato correto e de que o link está funcionando. O link pode ser para referência ou ajuda e se não funcionar, pode fazer com que o documento pareça incompleto e pode deixar o usuário frustrado

Erros de ortografia, pontuação e gramática, má formatação e uso de estilos - Esses erros se não corrigidos podem refletir na qualidade da organização e de seus funcionários.
O conteúdo do documento não é suficiente ou não está de acordo com os padrões - Sempre certifique-se de usar informações padrão e de alta qualidade no documento para que o leitor fique satisfeito com o que esperava.
As informações no documento estão erradas e a qualidade do conteúdo está baixa - Os dados no documento precisam estar livres de erros e todas as informações precisam ser recentes e atualizadas. A má qualidade e as informações erradas em um documento não atrairão leitores e também tornarão o documento inútil.
Muito negrito e realces, fazendo com que o documento pareça pouco profissional - Use negrito e realces no texto apenas quando apropriado e necessário. Muito texto destacado e em negrito pode ser difícil de ler e pode fazer o documento parecer desordenado

As cores não são iguais no documento original e no documento impresso - esse é um problema que a maioria de nós enfrenta ao imprimir documentos. Se as cores não forem boas, é necessário verificar as configurações da impressora e usar tinta de qualidade e tinta compatível projetada para essa impressora e papel em particular. A qualidade do papel também pode afetar as cores.
Imagens borradas ou distorcidas, qualidade das imagens baixa, tamanho da imagem diferente, alinhamento distorcido - Esses erros são devidos às configurações de formatação e estilo e de alinhamento no documento. Se todas as configurações estiverem livres de erros e os procedimentos corretos forem seguidos durante a criação e formatação do documento, esses tipos de erros podem ser evitados.
Tempo - Erros no documento durante a criação de um documento farão com que a pessoa passe por todas as configurações, formatação e outros problemas do documento, consumindo muito tempo. Portanto, para economizar tempo, é necessário fazer o melhor e criar documentos de qualidade revisando cada parte e etapa durante a criação do próprio documento.

3.5 Verificar se os documentos atendem às necessidades, usando ferramentas de TI e fazendo as correções necessárias

Antes de imprimir ou distribuir um documento, é necessário verificar o documento minuciosamente para ver se ele atende às necessidades do público e da organização ou para qualquer propósito para o qual foi criado. Já vimos quais etapas devem ser seguidas e o que deve ser evitado para que um documento tenha uma boa aparência e conteúdo de alta qualidade. Você precisa usar as ferramentas disponíveis no software de processamento de texto que está usando para garantir que o documento atenda às necessidades e requisitos.

Verificação de ortografia e gramática

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Verificação ortográfica e gramatical - Esta é uma ferramenta muito útil, no entanto, o processador de texto nem sempre destaca todos os erros e, portanto, a verificação ortográfica e gramatical manual é aconselhável.

Verifique o uso indevido de maiúsculas, sinais de pontuação, gramática e outros erros relacionados. Verifique se há erros algumas vezes e peça a outras pessoas para revisar também, já que muitos erros são difíceis de serem vistos pela pessoa que criou o documento. Você pode deixar o documento de lado por alguns dias e, em seguida, verificar se há erros quando estiver com uma atitude diferente. Isso o ajudará a identificar erros facilmente.

Além disso, existem muitas palavras que soam semelhantes, mas têm ortografia e significados diferentes. Você precisa ter muito cuidado, pois os leitores não entenderão o que você quis dizer. Sempre use a grafia correta. Erros podem levar a falhas de comunicação e ter um grande impacto na organização e nos negócios. Ler o documento em voz alta também revelará erros que você não identificou durante a leitura apenas visualmente.

Números e cálculos - Verifique se os números usados no documento têm o número correto de casas decimais e se os números estão corretos. Verifique se os cálculos estão corretos e sem erros, pois números errados podem ser enganosos e ter resultados desastrosos. O documento que você está criando pode ser um dos documentos mais importantes relacionados às principais informações de negócios da empresa, portanto, é preciso sempre ter cuidado

Idioma e dicionário - O idioma usado deve ser um idioma profissional. Gírias e linguagem casual devem ser evitadas. Algumas palavras são escritas de forma diferente em inglês dos EUA e do Reino Unido e, portanto, definir as configurações de idioma e dicionário será de grande ajuda.

Precisão e consistência - você precisa ler o documento para ver se as informações fornecidas são suficientes, se são claras e se precisam de melhorias. Isso ajudará o leitor a entender qual mensagem você está tentando transmitir.

Fonte e tamanho da fonte - as fontes usadas e os tamanhos das fontes devem ser padrão. Certifique-se de não usar fontes estilosas ou funky para documentos profissionais. O tamanho não deve ser muito pequeno nem muito grande, mas deve ser padrão. As cores da fonte também precisam ser padronizadas.

Hifenização - sempre use marcadores e números para listas em vez de usar hifens. Isso formatará o documento perfeitamente com recuos e guias apropriados. O uso de marcadores e números também informa ao software de tecnologia assistiva que se trata de uma lista.

Layout de página e margens - siga os valores e orientações padrão para margens e layouts. Verifique se os cabeçalhos, rodapés e notas de rodapé estão livres de erros e alinhados corretamente.

Quebras de linha, quebras de página, quebras de coluna e quebras de parágrafo - essas são ferramentas úteis para formatar o documento com uma aparência elegante. Use essas ferramentas sempre que necessário para evitar viúvas e órfãos.

Tabelas, imagens, outros gráficos - Certifique-se de que todas as configurações para esses objetos estão corretas e que eles estão alinhados corretamente com os outros caracteres e texto no documento. Ao adicionar imagens e gráficos em documentos, você precisa verificar as configurações de texto dentro e ao redor das imagens e objetos.

Layout de impressão - Depois que tudo foi verificado e corrigido, olhe o documento no formato de layout de impressão. Isso mostrará exatamente como o documento ficará quando for impresso. Você também pode fazer configurações no layout de impressão e no papel de impressão, etc., na caixa de diálogo de impressão. Se o documento não parecer satisfatório, você terá que voltar e alterar as configurações até que o documento fique sem erros e seja formatado corretamente.

3.6 Responder adequadamente aos problemas e documentos de qualidade para que os resultados atendam às necessidades

Assim que todas as verificações forem feitas e você sentir que o documento está pronto para ser impresso, distribuído ou publicado, você pode prosseguir e fazer isso. Às vezes, há situações em que o público ou o usuário teria sentido que um estilo, estrutura ou layout diferente seria melhor. Nessas situações, você pode receber perguntas e comentários perguntando se isso poderia ser melhorado ou alterado.

Aprendendo com o feedback

Sempre receba feedback de forma positiva e aprenda com ele. É preciso ter em mente que eles estão criando um documento para um público e isso tem que agradar o público e não você, portanto, todos esses fatores devem ser levados em consideração ao criar um documento.

Quando surgirem problemas de qualidade, ouça-os e aja de acordo. Você precisa agir e responder adequadamente aos problemas. O usuário ou público pode querer apenas uma estrutura ou estilo diferente, apenas porque acham fácil de usar ou ler. Eles podem precisar que os tamanhos de imagem sejam diferentes, pois às vezes imagens enormes ou suas orientações podem ser uma distração.

Quando se trata de números, por uma questão de precisão, alguns usuários podem solicitar mais de duas casas decimais. Às vezes, pode haver pequenos erros nos cálculos. Assim, você aprende sobre seu público quando recebe feedback e sabe como evitar esses erros no futuro para esse público, ou sabe qual layout usar para diferentes públicos.

Quando os documentos falham ao abrir

Outro problema comum que todos nós encontramos em nossas atividades diárias de negócios é a falta de abertura de documentos. Isso tem a ver com problemas de compatibilidade ou conflito com o software no qual o documento foi criado ou o documento está sendo aberto. Em situações como essas, é melhor entrar em contato com o destinatário, passar com ele o software que está usando, perguntar quais erros estão surgindo e resolver o problema.

Você pode converter o documento para um formato compatível diferente e enviá-lo novamente ou, se o destinatário puder fazer isso, você pode orientá-lo nesse processo. Estou repetindo este ponto aqui; tente salvar os documentos sempre no formato mais simples possível.

Explique em vez de discutir

Fique calmo e aja de acordo com a consulta. Pode haver ocasiões em que você use um determinado estilo, estrutura, formato ou orientação por um motivo ou propósito específico. Você pode explicar isso ao usuário ( não discutir ) e ver se ele entende o fato e está disposto a aceitar. Tudo isso finalmente criará um documento que irá aderir aos padrões e atender a todos os requisitos de qualidade para o propósito.

Lembre-se sempre, a Qualidade é importante, pois garante a capacidade do negócio!

Recapitulação desta unidade

Espero que você tenha um bom conhecimento e compreensão de

Como usar um aplicativo de processamento de texto ou software para formatar um documento para apresentação, impressão ou distribuição.
Como se certificar de que o documento parece significativo, tem conteúdo significativo e segue os padrões definidos pela organização.
Verificação de formatação, verificação ortográfica, verificação gramatical e outros layouts antes de finalizar.

Espero que isso tenha sido útil para você. Se você deseja passar pelas seções anteriores desta unidade, siga os links abaixo:

Seção 1 - Insira e combine texto e outras informações com precisão nos documentos de processamento de texto (Software de processamento de texto, questões 1.1 a 1.7)

Seção 2 - Criar e modificar layout e estruturas para documentos de processamento de texto (Software de processamento de texto, questões 2.1 a 2.4)

Por favor, não hesite em deixar seus comentários e feedback. Se você tiver alguma dúvida, fique à vontade para perguntar. Tudo de bom!