Como usar software de processamento de texto (diploma nvq em negócios e administração e isso)

Nesta parte, que é a Seção 1, veremos como inserir e combinar texto e outras informações com precisão em documentos de processamento de texto.

Insira e combine texto e outras informações com precisão em documentos de processamento de texto

Nota: Ao longo de todo o curso da unidade, em todas as três seções, adicionei o máximo de capturas de tela possível. Você não apresentará capturas de tela se estiver anotando respostas para esta unidade, mas será solicitado que você execute algumas tarefas para testar seu conhecimento e compreensão do uso de um processador de texto, e as capturas de tela podem ser úteis!

1.1 Identificar quais tipos de informações são necessárias nos documentos

Um documento é um registro onde eventos ou qualquer informação são capturados e registrados como evidência para que as informações não sejam perdidas.

Um documento de amostra

syncfusion.com

Pode ser um documento escrito ou eletrônico e serve como um registro oficial. O formato, a estrutura e o conteúdo dos documentos variam de acordo com as informações registradas e a finalidade para a qual foram registradas. Alguns exemplos de documentos são faturas, jornais, ordens de compra, especificações de produtos, cartas, diários, planilhas, licenças, etc.

Cada documento terá um formato diferente e padrões aceitáveis ​​aos quais deve obedecer e esses documentos padrão podem ser criados com base em um modelo ou, se você for criar um determinado documento repetidamente, poderá salvar esse formato como um modelo para uso futuro.

Documentos armazenados em formato eletrônico são armazenados em um computador e existem muitos aplicativos para criar um documento. O aplicativo mais comum usado na maioria das organizações é o software de processamento de texto chamado Microsoft Word, que vem como parte do pacote Microsoft office. Para criar um documento, é necessário identificar os tipos de informações necessárias para criar o documento. Novamente, os diferentes tipos de informações variam dependendo do tipo de documento. É preciso primeiro ter uma ideia clara de qual documento eles estarão criando e com que propósito o farão. Em seguida, eles precisam identificar os tipos de informações necessárias para esse documento específico.

Todos os documentos têm uma certa quantidade de texto e, principalmente, alguns números. Para tornar o entendimento claro, pode-se adicionar clip arts, imagens, gráficos, tabelas, tabelas etc. ao documento. Os documentos eletrônicos também podem conter animações e pequenos clipes de vídeo e áudio. Finalmente, para melhorar a aparência do documento, pode-se adicionar linhas, bordas, planos de fundo, etc. a um documento.

Um exemplo de fatura

Por JRW78130 (Trabalho do próprio), via Wikimedia

Por exemplo, vamos considerar que você está criando uma fatura. Uma fatura terá texto, números, logotipo da empresa ( esta será uma imagem), endereço da empresa, endereço do destinatário, número de telefone e fax, número de registro do IVA, número da fatura, data da fatura, referência do cliente, descrição de bens e serviços, taxa do serviço, métodos de pagamento, aviso de remessa, detalhes de como pagar, etc. Portanto, todas essas informações precisam ser coletadas e reunidas em um formato padrão que siga os padrões e diretrizes da organização. As informações coletadas, a estrutura e o formato em que as informações são apresentadas, tudo depende do tipo de documento que está sendo criado. As informações podem ser coletadas a partir de dados disponíveis na organização ou, se os dados não estiverem disponíveis, eles precisam ser coletados na Internet ou contatando as pessoas ou organizações / departamentos relevantes.

Ao usar imagens e outros dados da Internet e de outras fontes, é preciso ter certeza de que são de uso livre, verificando a licença e as informações de copyright. É necessário ter a capacidade e habilidades para identificar diferentes informações de um grupo de informações fornecido ou lista de informações para que sejam capazes de escolher as informações corretas necessárias para a criação do documento.

1.2 Use técnicas adequadas para inserir texto e outras informações de forma precisa e eficaz

Uma vez que todas as informações necessárias para a criação de um documento estão disponíveis ou foram coletadas, é necessário usar os melhores métodos e técnicas para inserir essas informações no documento, certificando-se de que sejam inseridas de forma precisa e eficaz.

Insira / exclua texto, salve arquivos - Word 2003

Para inserir texto em um documento, é necessário ter proficiência em habilidades de teclado. Habilidades de teclado não significam apenas digitar letras e números, mas o uso eficiente de todas as teclas e funções do teclado. É bom aprender os atalhos mais comuns e mais usados ​​no teclado para inserir e formatar informações em um documento com facilidade e rapidez. Se você estiver inserindo uma grande quantidade de texto e números, a velocidade de digitação será importante junto com a precisão e eficiência.

Além das habilidades de teclado, outras habilidades podem ser necessárias dependendo do dispositivo que você usa para criar e formatar documentos. O uso recente de dispositivos de tela de toque e sistemas de reconhecimento de voz exigirá que se tenha conhecimento de todas as técnicas necessárias para operar, dados de entrada e dados de formato nos dispositivos que usam.

Ao digitar documentos, para digitar ou criar um documento de forma precisa e eficiente, você precisa usar as duas mãos ao digitar, usando as teclas apropriadas no teclado. Sua postura deve ser boa com as costas retas e as duas mãos no teclado.

Muitas vezes, tenho visto pessoas usando Caps lock para digitar letras maiúsculas, o que é uma coisa entediante porque você precisa alternar entre o caps lock " ligado e desligado ", antes e depois de digitar a letra maiúscula. A maneira melhor e fácil de digitar uma letra maiúscula é usar a tecla Shift. A tecla Shift + qualquer alfabeto permitirá que você digite a letra maiúscula daquele alfabeto específico.

Nota: Pratique isso, Shift + alfabeto, acredite, é fácil e você sentirá a diferença!

Alguns dos atalhos mais usados ​​são Ctrl + S para salvar, Ctrl + C para copiar, Ctrl + V para colar, Ctrl + X para recortar, Ctrl + Z para desfazer, Ctrl + A para selecionar tudo, etc. Backspace e As teclas de exclusão são comumente usadas ao formatar e digitar texto. A barra de espaço é usada para criar espaço entre as palavras.

Além das habilidades com o teclado, também é necessário usar as várias opções de formatação disponíveis no próprio software de processamento de texto. Existem várias opções como orientação de página, tabelas, marcadores e numeração, multi-colunas, inserção de símbolos, arte, caixa de texto, etc., e é necessário fazer o melhor uso dos menus disponíveis para criar um ambiente atraente e fácil de seguir / entender documento. Você também pode usar várias fontes e espaçamentos para tornar as informações claras e organizadas.

Após a criação bem-sucedida, a parte mais importante de um documento é a gramática e a verificação ortográfica. Os processadores de texto nem sempre encontram e corrigem todos os erros de um documento. Por exemplo, se você digitar “chapéu” em vez de “aquele”, o processador de texto nem sempre marcará esse erro para você. Portanto, é sempre melhor revisar manualmente seu documento duas ou três vezes e, se possível, você pode pedir a uma terceira pessoa para revisá-lo para você, pois isso garantirá precisão e eficiência.

1.3 Selecione e use modelos apropriados para diferentes fins

Os modelos são documentos predefinidos que possuem um padrão armazenado e estão prontamente disponíveis para serem usados. Eles já possuem alguns detalhes que podem ser adaptados ou editados de acordo com as necessidades de cada um. Você também pode projetar e salvar seu próprio modelo, dependendo de suas necessidades e das necessidades dos documentos que criará. Isso o ajudará a se concentrar no conteúdo do documento no futuro, em vez de perder tempo projetando o documento.

Crie um novo documento baseado em um modelo Microsoft Word 2003

Para reunir todas as informações usando as habilidades que se possui, é necessário escolher o modelo apropriado para o documento que você irá criar.

Por exemplo, o processador de texto pode ter modelos existentes para documentos como fax, carta ou página da web. Portanto, se você for criar qualquer documento que corresponda aos modelos disponíveis, poderá usar o modelo predefinido disponível. Em outros casos, você terá que criar seu próprio modelo para o tipo de documento que criará.

Além disso, a maioria dos modelos vem com fontes predefinidas, esquema de cores, formatação, etc., mas você sempre pode alterá-los para atender às suas necessidades e objetivos.

Se você estiver criando vários documentos do mesmo tipo e formato, ou se for criar um determinado documento repetidamente no futuro, deve salvar os formatos como um modelo, para que possa manter esse padrão ao criar documentos no futuro e economize tempo também.

Alguns exemplos para aplicar de forma eficaz a formatação e a escolha de modelos a um documento são: usar várias colunas para artigos de notícias, usar retrato A4 para papel timbrado e para cartas, modo paisagem para tabelas, etc. Você precisa criar documentos que sejam claros e que criar um impacto no leitor. Portanto, sempre use os melhores recursos disponíveis no processador de texto para criar documentos impressionantes.

O objetivo de usar modelos é criar um design de documento eficaz. Os designs dos documentos não se referem apenas à aparência, mas também à forma como as informações são apresentadas. As informações importantes do documento precisam se destacar. Portanto, a seleção cuidadosa de conteúdo, layouts, cores, temas, fontes, estilos, tabelas, notas de rodapé, imagens, gráficos, etc. são importantes.

Qualquer informação como data, seu endereço e informações de contato, números de página podem ser salvos no modelo para uso futuro e para evitar digitá-los novamente.

1.4 Identificar quando e como combinar e mesclar informações de outro software ou outros documentos

Criar um documento nem sempre é criar um novo e inserir as novas informações que você tem em mãos. Às vezes, você terá que combinar e mesclar informações de outros documentos e software. Por exemplo, pode ser necessário obter informações de uma planilha do Excel ou vincular um documento a um PDF e, às vezes, criar vários documentos individuais no processador de texto e precisar vincular ou combiná-los todos em um documento único.

Por exemplo, para combinar vários documentos do Word em um único documento, você precisa primeiro criar um documento em branco e definir o layout da página semelhante aos documentos que serão mesclados. Você também pode abrir um dos documentos a serem combinados, clicar em salvar como e salvá-lo como um novo documento com um nome diferente e, em seguida, apagar seu conteúdo, preservando o layout.

Clique em Inserir - Arquivo

Para inserir uma tabela, clique em Tabela - Inserir - Tabela

Ao coletar informações, o candidato deve analisar e decidir quais informações são necessárias e se as informações coletadas são confiáveis ​​e precisas.

As tabelas são uma boa opção para dividir as informações em espaços prescritos. Ele fornece uma aparência visual elegante e facilita a digitalização e a comparação de dados em todo o documento. Para inserir uma tabela em um documento do Word, você precisa ir ao menu da tabela, clicar em inserir e clicar na tabela. Você pode editar a tabela com o número de linhas e colunas, cor de preenchimento, bordas e sombreamento e outros recursos de acordo com suas necessidades.

1.7 Armazene e recupere documentos e arquivos de modelo de maneira eficaz, de acordo com as diretrizes e convenções locais, quando disponíveis

Uma vez que o documento tenha sido criado, o candidato deve ser capaz de salvá-lo em um local de onde possa ser facilmente recuperado para uso futuro e referência. Agora, um documento criado em qualquer processador de texto pode ser salvo em um dos muitos formatos disponíveis, mas nem todos os processadores de texto suportam todos os tipos de arquivo. Por exemplo, quando você clica em Arquivo -> Salvar como -> Você obterá uma caixa de diálogo que solicitará um local para salvar o documento e também um formato no qual salvá-lo.

Para salvar o arquivo em um formato necessário, Arquivo - Salvar como

Se o documento for distribuído a pessoas ou organizações que não utilizarão o Microsoft Word, é melhor salvá-lo no formato.rtf (Rich Text Format). É melhor salvar o documento no formato mais simples possível para evitar erros ao tentar abrir o documento em outros processadores de texto. Uma boa ideia e compreensão sobre problemas de compatibilidade de arquivos será de grande ajuda. Existem vários formatos, como documento Word, modelo de documento Word, formato de texto simples, formato Rich text, formato de página da web, etc. Se todos que irão acessar o documento usarão o Microsoft Word, é melhor salvar o documento em formato.doc.

Nomear o documento é outro aspecto muito importante. Sempre use nomes significativos para que seja mais fácil identificar este documento para recuperação no futuro. Os candidatos também devem ter uma boa ideia de salvar documentos em vários outros formatos, ou seja, alterar o formato dos documentos para HTML ou RTF etc. se necessário, usando a opção salvar como no menu Arquivo. Você também precisa saber onde salvar o documento para uma recuperação mais fácil. Certifique-se de que os nomes dos documentos não contenham espaços de caracteres especiais. É melhor fazer um backup de todos os documentos, caso haja um problema no servidor, no armazenamento ou no hardware.

É preciso ter em mente se eles seguiram todas as regras e diretrizes da organização ao criar o documento. Certifique-se de verificar se existem estilos, formatos ou modelos internos e, em caso afirmativo, siga-os. Toda organização possui regras e diretrizes para preparar, estruturar, nomear e armazenar documentos. Existem regras que também devem ser seguidas ao recuperar ou compartilhar documentos. Esteja sempre atento ao que você está salvando e onde está salvando. É melhor armazenar os documentos relacionados juntos e seguir um método consistente para nomear arquivos e pastas.

Também existe a opção "Pesquisar" para pesquisar um documento, caso você tenha esquecido onde o armazenou ou salvou. Além disso, o Word exibe uma lista de documentos recentes de onde você pode pegar o documento se o tiver salvo recentemente.

Por favor, envie sua opinião:

Espero que você tenha um conhecimento e compreensão de

• Os diferentes tipos de informação de que precisamos para criar um documento
• As técnicas que é preciso usar para inserir informações
• O uso de estilos e modelos
• Como combinar ou mesclar documentos
• As diferentes ferramentas de edição
• Como armazenar e recuperar documentos de forma eficaz.

Espero que esta seção tenha ajudado você. Siga os links abaixo para as seções 2 e 3.

Seção 2 - Criar e modificar layout e estruturas para documentos de processamento de texto (Software de processamento de texto, questões 2.1 a 2.4)

Seção 3 - Use ferramentas de software de processamento de texto para formatar e apresentar documentos de forma eficaz para atender aos requisitos (Software de processamento de texto, questões 3.1 a 3.6)