Como ser um ótimo gerente de projeto

Essas dicas e truques o ajudarão a ser o melhor gerente possível.

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Um grande gerente de projeto é alguém que se preocupa profundamente em compreender todos os aspectos de um projeto antes que ele decole e, em seguida, certificar-se de que todos estejam informados, trabalhando juntos e na mesma página durante todo o ciclo de vida do gerenciamento de projetos. Os gerentes de projeto de elite entendem que você pode evitar muita dor de cabeça nas fases posteriores de um projeto, dedicando muito tempo nas fases iniciais. Este artigo descreve o que torna um grande gerente de projeto.

Como ser um ótimo gerente de projetos

Tenha um plano claro.
Saiba como se comunicar com todas as partes interessadas.
Seja honesto.
Gerenciar o escopo.
Continue movendo a equipe para frente.
Resolva as disputas da equipe imediatamente.

1. Tenha um plano claro

Ter um plano de projeto sólido no início de seus projetos não garante que o projeto saia dos trilhos mais adiante, mas reduzirá o risco de isso acontecer tremendamente. E se um projeto sair dos trilhos, isso lhe dá algo tangível que você pode mostrar ao seu chefe, que ilustra que você fez tudo ao seu alcance para manter as coisas nos trilhos.

Embora um plano de projeto seja um documento vivo e respirável que continuará a mudar e se adaptar à medida que o projeto passa pelas fases do ciclo de vida de gerenciamento de projetos, é necessário que os seguintes elementos sejam incluídos em seu plano de projeto com antecedência e atualizados frequentemente:

Não é apenas importante garantir que você identificou todas as partes interessadas, mas também deve gerenciar a comunicação que recebe e suas expectativas ao longo do processo.

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2. Saiba como se comunicar com todas as partes interessadas

Um grande gerente de projeto precisa ir além de ter um plano de comunicação forte e realmente trabalhar para entender a personalidade das partes interessadas no projeto e o que os motiva. Algumas partes interessadas podem gostar de você parar em seus escritórios ocasionalmente e conversar pessoalmente sobre o status do projeto, enquanto outras partes interessadas podem querer ouvir de você apenas se algo estiver com problemas. Você também precisa levar em consideração a política do escritório que pode estar em jogo entre as partes interessadas. A maioria das equipes de projeto inclui representantes de diferentes grupos funcionais, e esses grupos geralmente têm sua própria agenda para promover.

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3. Seja honesto

Acima de tudo, um grande gerente de projeto é sempre honesto e trabalha para definir as expectativas de maneira adequada e, se as notícias forem ruins, a responsabilidade recai sobre você. No entanto, muitas vezes você pode amenizar o golpe apresentando uma solução. Pode não ser a direção que a equipe decide seguir, mas as partes interessadas são sempre mais receptivas se você apresentar uma solução, em vez de apenas jogar um problema no colo delas. Além disso, descreva claramente o problema e como você chegou lá, mas não tente colocar a culpa em outras pessoas. Culpar outras pessoas raramente resulta em alguma coisa e apenas atrasa o início do trabalho em uma solução.

4. Gerenciar o escopo

Depois de trabalhar com todas as partes interessadas necessárias para reunir os requisitos em torno do trabalho que será feito, obter a aprovação desses requisitos, gerar estimativas e alinhar recursos com base nesses requisitos, é importante gerenciar esse escopo para evitar aumento de escopo. O aumento do escopo é o destruidor final de projetos e ocorre quando uma parte interessada continua adicionando requisitos ao projeto depois que o financiamento e os recursos já foram garantidos com base nas estimativas iniciais. Quando isso acontece, você pode rapidamente se encontrar em uma situação em que tenta realizar mais trabalho com a mesma quantia de dinheiro e o mesmo número de recursos na mesma duração, o que geralmente resulta em um trabalho mal executado. Se todos assinaram os requisitos enunciados no plano do projeto,então, o gerente de projeto tem algum recurso para voltar às partes interessadas que fazem a solicitação para incluir requisitos adicionais e dizer que, se quiserem que esses requisitos sejam incluídos, precisarão de mais recursos e mais tempo. Nesse ponto, a bola é colocada no campo das partes interessadas, e se eles quiserem avançar com a inclusão desses requisitos, a responsabilidade recai sobre eles para arredondar o financiamento e vender o resto da equipe do projeto no aumento do cronograma do projeto. Você nunca deve ter medo de empurrar de volta. Se você não recuar e tentar adicionar mais requisitos sem adicionar recursos e tempo, a culpa por essa decisão recai sobre você.então, eles precisarão de mais recursos e mais tempo. Nesse ponto, a bola é colocada no campo das partes interessadas, e se eles quiserem avançar com a inclusão desses requisitos, a responsabilidade recai sobre eles para arredondar o financiamento e vender o resto da equipe do projeto no aumento do cronograma do projeto. Você nunca deve ter medo de empurrar de volta. Se você não recuar e tentar adicionar mais requisitos sem adicionar recursos e tempo, a culpa por essa decisão recai sobre você.então, eles precisarão de mais recursos e mais tempo. Nesse ponto, a bola é colocada no campo das partes interessadas, e se eles quiserem avançar com a inclusão desses requisitos, a responsabilidade recai sobre eles para arredondar o financiamento e vender o resto da equipe do projeto no aumento do cronograma do projeto. Você nunca deve ter medo de empurrar de volta. Se você não recuar e tentar adicionar mais requisitos sem adicionar recursos e tempo, a culpa por essa decisão recai sobre você.Se você recuar e tentar adicionar mais requisitos sem adicionar recursos e tempo, a culpa por essa decisão recai sobre você.Se você recuar e tentar adicionar mais requisitos sem adicionar recursos e tempo, a culpa por essa decisão recai sobre você.

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5. Continue movendo a equipe para frente

Os projetos podem ser paralisados se os membros da equipe do projeto não tiverem certeza de quais são os objetivos em que devem trabalhar. Um grande gerente de projeto pode evitar isso garantindo que haja objetivos maiores de curto, médio e longo prazo, e que todos os indivíduos tenham clareza sobre o que estão trabalhando em curto, médio e longo prazo. Ter pontos de contato regulares e rápidos com os membros da equipe pode ser uma ótima maneira de garantir que as pessoas continuem atentas. Como alternativa, fazer com que os membros da equipe passem cinco minutos no final do dia escrevendo um resumo rápido e de alto nível do que fizeram naquele dia e do que têm em mãos para amanhã é outra ótima maneira de garantir que todos estão seguindo em frente.

6. Resolver disputas de equipe imediatamente

Desentendimentos e debates entre os membros da equipe podem ser muito saudáveis para um projeto. Ele ilustra a paixão que as pessoas têm pelo que estão trabalhando e, muitas vezes, leva a uma exploração profunda em torno do melhor caminho a seguir. No entanto, os confrontos podem ocasionalmente ir longe demais e resultar em genuína desavença entre os membros da equipe. Um grande gerente de projeto trabalhará para controlar uma discussão se parecer que ela pode ficar muito acalorada. No entanto, se isso levar à má vontade entre colegas de equipe, um grande gerente de projeto trabalhará para gerenciar esse conflito de forma adequada, quer isso signifique puxar esses indivíduos para uma sala para falar sobre seus problemas, tendo conversas individuais com eles sobre o questão, ou trabalhando por meio de seus gerentes para encerrar a disputa.A pior coisa que um gerente de projeto pode fazer nessa situação é ignorar o problema e deixar a disputa piorar, pois isso pode começar a prejudicar o projeto.