Viagem de negócios facilitada: 8 dicas infalíveis

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Dicas para viagens de negócios com base na experiência

Depois de vários anos viajando a negócios pelos Estados Unidos e Canadá, acumulei informações substanciais sobre vários aspectos das viagens de negócios que podem facilmente dar errado.

Além de providenciar minha própria viagem, também ajudo os atletas e governos da Nigéria e de outras nações africanas e clubes esportivos, junto com organizações esportivas e religiosas na Índia em seus preparativos de viagem aos Estados Unidos.

Durante a última década, ajudei no planejamento de viagens de negócios para centenas de atletas, familiares e dignitários governamentais associados do exterior e de toda a América, para que eles realizassem os sonhos de toda a vida de competir e treinar em torneios de artes marciais patrocinados pelos Estados Unidos de alta qualidade. Erros de acomodação e burocracia podem certamente ser um pesadelo.

Todas essas viagens requerem planejamento e comunicações adequados, bem como navegação correta dos canais de viagens relacionados ao governo entre as nações. Embora isso possa ser uma tarefa complexa, aqui estão algumas dicas eficazes que podem ajudar a suavizar o processo em qualquer país.

Dica 1: confirme suas disposições de hospedagem

Algumas vezes, ao chegar a um hotel em uma cidade longe de casa, fui até a recepção e fiquei sabendo que o hotel não tinha reserva para mim e nenhuma ideia de quem eu era. Numa terceira ocasião, recebi contas de dois hotéis distintos, um em que me hospedei e outro em que não me hospedei e que não estava relacionado com o primeiro hotel.

Em uma quarta aventura de viagem, dirigi 1.600 quilômetros pelo Mississippi e Louisiana no calor de agosto, depois de ter confirmado minha reserva no terminal por telefone três vezes antes de sair de casa. Mesmo assim, cheguei a Nova Orleans e descobri que não havia nenhuma reserva para mim nos livros do meu hotel. Dirigi por uma hora e encontrei outro local com uma vaga. As acomodações certamente podem ser um pesadelo.

Use um agente de viagens

Tudo isso me convenceu a usar um agente de viagens. Um bom agente de viagens evitará tais crises de reservas. Se você é um viajante regular de negócios, desenvolva um relacionamento com um bom agente de viagens, caso não trabalhe para uma grande empresa que tenha um excelente departamento de viagens de negócios à disposição de seus funcionários.

Um agente de viagens também pode economizar seu tempo, cuidando das reservas de um voo ou trem, um hotel e um carro alugado de uma só vez, bem como todas as possíveis modificações de reserva que possam ser necessárias. Esse agente também deve estar equipado para encontrar programas de passageiro frequente, todos os tipos de descontos em viagens, cupons, serviços gratuitos e benefícios especiais de associação.

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Dica 2: cuide de sua nutrição, dieta e necessidades médicas

Se você fizer uma reserva de passagem aérea ou trem de longa distância, solicite uma refeição especial para receber um atendimento individualizado. Por exemplo, refeições vegetarianas e com baixo teor de gordura / sal para viagens são mais saudáveis ​​para você em viagens longas. Reduzir a ingestão de sal pode ajudar a prevenir alguns dos efeitos do jet lag, se você também estiver propenso a isso. No seu destino, evite restaurantes de fast food e busque alimentos saudáveis. O concierge do seu hotel deve ter uma boa lista de recomendações para você. Além disso, verifique os livros de Rachel Ray sobre comer boa comida a preços razoáveis ​​em cidades de todo o mundo. Certifique-se de evitar comer as coisas mais pesadas do menu e ir direto para o seu quarto e dormir. Você ficará entediado no dia seguinte e não vai querer se levantar.

Suas prescrições médicas

Se você tiver medicamentos prescritos, peça ao seu médico um conjunto extra de prescrições, caso os medicamentos sejam perdidos. Isso é crucial em casos de insulina e outros medicamentos que salvam vidas. Você pode não receber prescrições extras de medicamentos que causam dependência, como analgésicos. Se você precisar carregar um kit de picada de abelha, certifique-se de levar pelo menos dois extras. Não deixe nada ao acaso em relação à sua saúde.

Avise seu médico que você está viajando e em que datas. Certifique-se de que ele / ela ou um médico associado de sua confiança possa ser contatado durante a viagem para obter ajuda, se necessário, para quaisquer prescrições que salvam vidas ou outros tratamentos que possam ser necessários. Além disso, pergunte ao seu hotel se há um médico na equipe que poderia ser chamado em caso de emergência. Até mesmo a diálise pode ser planejada de antemão, se você trabalhar com seu médico para fazer arranjos sólidos e um Plano B para o caso de as coisas darem errado.

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Dicas de viagem de Rachael Ray

• Todos os dias com Rachael Ray

  Este site oferece materiais online da popular e útil revista food and living de Rachael Ray. A Sra. Ray fornece inúmeras dicas de alimentação, nutrição e estilo de vida que podem ser usadas na vida diária e aplicadas em viagens de negócios e pessoais.

Dica 3: reserve um tempo para fazer exercícios

Um pouco de exercício pode ajudar muito a mantê-lo alerta em suas viagens de negócios.

Você não precisa acordar às 4h30 para fazer 1.000 flexões, como faz o Grande Mestre Jhoon Rhee, mas esse é o hábito de sua vida. Ele segue firme na estrada, está com mais de 70 anos e não mostra sinais de desaceleração em seus empreendimentos.

A maioria dos hotéis oferece algum tipo de recreação e instalações para exercícios, portanto, aproveite-as, mesmo que apenas por 15 minutos por dia. Se isso for inconveniente, seu hotel pode fornecer equipamentos de ginástica para o seu quarto e o concierge deve ter essa informação. Se o equipamento não for do seu agrado, você pode fazer 20 minutos de alongamento diariamente. Certa vez, dei uma aula de alongamento semanal em que os participantes perderam meio quilo por semana apenas com o alongamento!

A comunidade ao redor deve oferecer associações de academia de ginástica de curto prazo para viajantes a negócios, e essa é uma boa opção. Além disso, algumas dessas associações podem ser oferecidas gratuitamente com a sua estadia no hotel, por meio de uma parceria entre o hotel e a academia. Existem muitas possibilidades.

Os navios de cruzeiro geralmente oferecem opções de exercícios.

Recursos de exercícios Jhoon Rhee

• 100 anos de sabedoria em um corpo jovem de 21 anos

  Agora com 70 anos, Jhoon Rhee deixou a Coreia em 1956 e trouxe seu conhecimento sobre saúde, exercícios e uma vida positiva para a América. Compartilhando esses conceitos eficazes por mais de 50 anos com os EUA e outras nações, ele ainda é forte na vida e nos negócios

• Jhoon Rhee - História das Artes Marciais do Texas

  Este site conta a história das artes marciais de Jhoon Rhee e do início da carreira de saúde no Texas. Grão-mestre Rhee é o pai do taekwondo americano, tendo-o trazido para os Estados Unidos em 1956 e ensinado seus benefícios à saúde para a Câmara e o Senado dos Estados Unidos.

Jhoon Rhee's Daily Dozen Stretches

Dica 4: lembre-se de dormir

Sempre durmo um pouco no avião ou no trem quando viajo, mas às vezes é difícil, considerando os sons e a luz ao seu redor. O jet lag e / ou a falta de sono podem afetar adversamente qualquer viajante a negócios com irritabilidade e monotonia, e isso pode custar uma conta grande ou um novo cliente.

Ajuste para um novo fuso horário

Você pode tentar se ajustar a um novo fuso horário em casa antes de viajar, usando um segundo relógio configurado para esse horário específico. Use este relógio e vá para a cama nesse fuso horário em vez do seu por cerca de três dias antes de sair para a viagem. Essa é uma opção. Se você não puder fazer isso, certifique-se de levar tampões de ouvido e viseiras para ajudá-lo a dormir no trem, avião ou em seu quarto no hotel. Se acontecer de você viajar para o norte, onde há luz do lado de fora 24 horas por dia durante vários meses por ano, protetores de ouvido e cortinas de dormir irão realmente ajudar. Você também pode usar dois relógios, um definido para seu próprio fuso horário e outro definido para o fuso horário de seu destino para mantê-lo organizado. Dessa forma, você não ligará para sua casa ou escritório às 3h

Em seu hotel, pergunte se há um andar reservado apenas para viajantes a negócios. Muitos hotéis mantêm esse piso. Nesse andar, você encontrará vários aparelhos de fax, linhas telefônicas, copiadoras, PDAs de uso temporário, computadores portáteis que você pode emprestar e uma variedade de opções de Internet; além disso, muita paz e sossego.

Alguns hotéis oferecem quartos que são projetados especificamente para evitar a entrada de luz e ruído com cortinas de bloqueio de luz e isolamento extra nas paredes. Peça ao seu agente de viagens para verificar isso ou pergunte ao funcionário da reserva quando fizer sua própria reserva.

Dica 5: experimente um Cama e Café

Alguns viajantes acham que os B & Bs são muito pitorescos ou muito caros, mas nenhum dos dois. Mais freqüentemente, você descobrirá que os B&B foram projetados para atender às suas necessidades de viagens de negócios em todo o mundo. Muitos agora oferecem tarifas corporativas reduzidas, serviço gratuito de Internet no quarto, salas de reuniões, áreas de estar, aparelhos de fax e outras tecnologias. A maioria dos B & Bs é muito confortável e tranquila, longe de áreas de tráfego intenso e escolas. Alguns não aceitam crianças como hóspedes, mas incentivam os viajantes a negócios que precisam de um lugar para relaxar e se concentrar. Freqüentemente, a equipe do B&B também fará tarefas para você.

Dica 6: desacelere

As viagens constantes de longo prazo desgastam a maioria das pessoas, especialmente aqueles que trabalham em ocupações de alta pressão, como vendas, e voam pelo país ou pelo mundo todas as semanas. Há uma cena relacionada no filme de Bette Midler, The Rose. Sua personagem é uma estrela do rock que esteve em tantos aviões durante as turnês que acorda de um cochilo e começa a chorar - porque não sabe onde está.

O estresse impactando o corpo por meio de viagens constantes, mesmo que você não o sinta, pode na verdade matá-lo. O estresse persistente se acumula e às vezes resulta em hipertensão e derrame. Viajar em locais próximos, como um avião com cãibras, pode causar coágulos sanguíneos nas pernas que podem chegar aos pulmões e ao coração, causando um derrame fatal. Isso ocorreu com David Bloom, repórter embarcado em um tanque por longos períodos no Iraque no início da Guerra no Iraque. Também pode ocorrer em viagens longas de carro. Você precisa fazer uma pausa para alongamento frequentemente em viagens longas para evitar isso.

Também é importante fazer pausas nas viagens, talvez uma semana a cada trimestre, nas quais você não viaje. Viajar através de fusos horários freqüentemente estressa o corpo tanto quanto mudar de turno de trabalho diariamente, conforme necessário no negócio de restaurantes de vez em quando. Ambos podem resultar em morte prematura.

Dica 7: mantenha um ritmo razoável

Durma o suficiente e planeje seu tempo de modo que você possa controlar o ritmo sem estresse excessivo que leva não apenas à doença, mas também ao mau humor. Use uma ferramenta de agendamento de algum tipo e não sobrecarregue seu calendário. Deixe algum espaço para digerir suas atividades e eventos de negócios.

O Calendário do Microsoft Outlook é muito útil e irá lembrá-lo com uma mensagem quando os eventos ou atribuições estão chegando. Eu o uso para me lembrar de reuniões e aulas regularmente. Os planejadores de PDAs portáteis também são bons, e o caderno de planejamento ainda é usado por muitas pessoas. Pode ser um cronômetro de dia ou um notebook da marca Franklin Covery. Gosto de manter uma agenda eletrônica e carrego um pequeno caderno de planejamento com a mesma agenda gravada também.

Dica 8: mantenha contato com a casa e o escritório

Não queime a vela nas duas pontas.

O excesso de trabalho pode resultar em boas realizações de negócios de curto prazo, mas acabará por levar à doença e ao esgotamento em você e à alienação de seus colegas de trabalho, supervisores, clientes e sua família e amigos a longo prazo. Quando estiver fora a negócios, ligue para o escritório e para casa para fazer o check-in e dizer um olá agradável. Não discuta por telefone ou por e-mail. Mantenha-se otimista. Certifique-se também de que o seu escritório sabe exatamente onde você está e como entrar em contato com você em caso de emergências, seja de negócios ou pessoais.

Dicas para viagens em cadeira de rodas

Recursos adicionais

• Association of Business Travellers

  Esta organização oferece aos membros uma variedade de serviços que incluem descontos em hotéis de 10-50%, upgrades de quarto grátis, economias extras relacionadas a viagens, seguro de viagens e informações sobre viagens de negócios. Reservas e outros arranjos podem ser perfeitos

• Association of Corporate Travel Executives

  A Association of Corporate Travel Executives (ACTE) é uma organização sem fins lucrativos que fornece educação global relacionada a viagens para executivos da indústria de viagens de negócios. A associação inclui compradores corporativos de planos de viagens comerciais

© 2007 Patty Inglish MS